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发表于 2012-2-21 12:19:26
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初始化处理分两部分实现，即核算体系的建立与期初数据的整理录入。
! y0 M: P9 {& A+ b) z4 l一、核算体系的建立
T6 n) p6 o5 J5 a) Q: R( D1．操作员设置 详见第二章中“设置操作员及权限”部分。5 x6 i2 _2 t( k( u8 ~
2．建立核算账套 新账套的建立参见第二章第一节的相关内容。
2 E! {5 c) ], |3 c. g账套中的“会计主管”应该是本单位的财务人员，因此要先进行操作员设置，再建立核算账套。# f& j Q" D' J2 [6 \$ ^+ q$ u, w
账套主管可以通过【账套】下的【修改】功能，根据本单位的实际情况，对允许进行修改的内容进行修改。( M$ z/ _% w/ M9 [
3．操作员权限设置 （一）系统管理 相关内容。
" \% t" q6 Q, {4 V0 z2 E5．启用账套+ o+ d$ D; u3 J4 e' X0 q8 V
启用账套，就是要根据企业的业务特点，对总账系统的一些系统选项进行设置，以便总账系统配置相应的功能或执行相应的控制。当第一次启用总账系统时，系统自动出现图3－5所示对话框，可以进行选项设置。在启用账套或业务变更后，也可以通过该对话框查看或调整账簿的选项。另外，在【总账系统】界面，单击【文件】菜单下的【选项…】，也可以得到选项对话框。
/ T, y4 [" p5 S! N Y# G7．建立会计科目7 {; Q# M$ g9 t. ?& h5 X `
建立会计科目是会计核算方法之一，财务系统一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，明细科目的确定要根据各企业情况自行确定，确定原则如下：
8 `' w, ~9 g2 Z q第一，会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需从系统取数的，必须设立相应科目。
/ n& H8 h6 E! Z! n7 u5 w( Q第二，会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。不能只有下级而无上级；既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料。4 g; f/ U, `1 B- h' f7 `5 @* u
第三，会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除；如已经使用，不能增设下一级明细科目。一级科目名称要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂。
" d2 h. f) K7 D4 \% Z* l0 F. v第四，设置会计科目要考虑与子系统的衔接。在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据。因此，要将各个于系统中的核算科目设置为末级科目。( M; j6 T, v* _! i- Z+ O4 p8 R1 P0 r
一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行优化调整，充分发挥总账系统提供的辅助核算功能，深化、强化企业的核算和管理工作。
7 u! ]+ s# w7 D: @) e9 o' W0 w- a当企业规模不大，往来业务较少时，可采用和手工方式一样的科目结构及记账方法，即将往来单位、个人、部门、项目通过设置明细科目来进行核算管理：而对于一个往来业务频繁，清欠、清理工作量大，核算要求严格的企业来说，应该采用总账系统提供的辅助核算功能进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。1 t3 H% ?8 X" F Y2 i# S" \
（1）增加会计科目。在【总账系统】中，单击【系统初始化】下的【会计科目】，进入会计科目界面，单击【增加】按钮，出现会计科目一新增对话框，如图3—6所示：! E7 T4 i0 h V7 [. U- R. ^
①科目编码：科目编码必须唯一，且必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能由数字、英文字母及减号（－）、正斜杠（＼）表示，其他字符（如＆" ’；空格等）禁止使用。' v/ h. b7 ^) R9 x" B
②科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（－）。正斜杠（＼），但不能输入其他字符。科目中文名称最多可输入10个汉字，科目英文名称最多可输入100个英文字母。& c, O& l4 m% m- N% \- u5 |0 ?
需要注意的是，科目中文名称和英文名称不能同时为空。在中文版中，必须录入中文名称；若是英文版，则必须录入英文名称。: }- r! ^0 M+ z3 k P J1 R
③科目类型：行业性质为企业时，科目类型分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益，没有成本类的企业可不设成本类；行业性质为行政单位或事业单位时，按新会计制度科目类型设置。$ U( H: R4 C6 i: F, }. r. s- [) N
④账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。
0 r& y! ]. h3 ~* ^9 B* n⑤助记码：用于帮助记忆科目，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成，例如，管理费用，其助记码可写为glfy，这样在制单或查账中可使用助记码glfy，系统可自动将助记码转换成科目名称。 u2 S' S( x0 Q: x
③辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其他核算要求，系统除完成一般的总账，明细账核算外，并提供部门核算，个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算四种专项核算功能供选用。设置辅助核算要考虑以下几点：4 H$ c! J6 T8 P' e
第一，一个科目可同时设置两种专项核算，如管理费用既想核算各部门的使用情况，也想了解各项目的使用情况，那么可以同时设置部门核算和项目核算。
- {$ p# {' y/ I" x* x4 a, ]' e第二，个人往来核算不能与其他专项一同设置，客户与供应商核算不能一同设置。辅助账类必须设在未级科目上，但为了查询或出账方便，有些科目也可以在未级和上级设账类。但若只在上级科目设账类，其末级科目没有设该账类，系统将不承认，也就是说当上级科目设有某账类时，其末级科目中必设有该账类，否则只上级设账类，系统将不处理。; K' |& H: a( d6 N$ F5 `3 d/ J6 G. t
第三，在设置辅助核算时请尽量慎重，因为如果科目已有数据，而要对科目的辅助核算进行修改，那么很可能会造成总账与辅助账对账不平。 D- W9 Z) d' `/ S# e8 c
①其他核算：用于说明本科目是否有其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。! h+ v9 J0 {7 G2 U7 u$ s! e* n
③科目性质（余额方向）：增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。) x" o9 z C$ q) ]9 |! ^9 }
③外币核算：用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。
6 B" ^& z" R+ O( {1 U④数量核算：用于设定该科目是否有数量核算和数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如公斤、件、吨等。
9 W6 V/ l: G C（2）科目修改。当科目属性有错误时，可以对错误属性进行修改。但是如果某科目已被制过单或已录入期初余额，则不能修改该科目。如要修改该科目必须先删除有该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再修改，修改完毕后要将余额及凭证补上。已使用的科目不能增加下级。
2 {- x5 T$ ?" ]/ Y0 J! b- K（3）科目查询。准确而迅速地将指针定位在用户所要查询的科目上，方便地查询或修改科目的各种属性。
. }( P& j+ U" o6 K% w（4）科目删除。对于不再使用的科目，可以将其从科目库中删除掉。但是已有余额的科目不能删除，不能删除非未级科目。
8 c0 ~. M% F1 G, i! Q6 z* ^（5）指定科目。指定会计科目是指定出纳的专管科目。只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。
9 _$ y" w& ~/ z$ E11．凭证类别设置
4 s/ q j; P+ e6 ?许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各
' r; ?, Y4 F" Y2 e0 G/ q企业的分类方法不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。系统提供了五种常用分类方式供选择：包括记账凭证，收款、付款。转账凭证，现金、银行、转账凭证，现金收款、现金付款、银行收款。银行付款，转账凭证，自定义凭证类别。
, r8 X4 E0 R5 k$ O在桌面中单击【系统初始化】下的【凭证类别】。选择所需类别，进而进入凭证类别设置界面，如图3－11所示【凭证类别】，在此可对凭证类别进行增加、修改。删除等操作。
9 l5 ~" c. f+ }5 ^在开始用计算机录入凭证之前应进行凭证类别的设置：已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字；若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。4 s$ x" S" z) }" {
13．常用凭证及常用摘要定义
1 D+ W' g% M% T（1）常用凭证定义。在单位里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。确切地说，“常用凭证”提供的是常用会计凭证的模板，在调用常用凭证后，仍可做修改，使其符合当时会计业务需要。/ g' k# X0 `* \6 m/ w; w
常用凭证可以利用【总账系统】中【凭证】菜单下的【常用凭证】定义，也可以通过【填制凭证】桌面中【制单】菜单下的【生成常用凭证】项生成。! ^2 [/ h9 M% K9 k! f+ T$ x0 Z3 e! L
定义常用凭证时既要定义凭证主要信息，也要定义凭证分录内容。4 P" b' b- f' t0 N2 f) v, I
（2）常用摘要定义。在日常填制凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理效率。0 T7 u0 H0 R% p
常用摘要定义编号、摘要内容、相关科目，调用常用摘要可以直接输入摘要编号或参照输入，这些信息（数据）可任意设定并在调用后可以修改补充。% z# o$ B/ L6 y' P* W2 ^
二、期初余额的整理录入
- E) G9 T, f2 e1 A7 u7 F在开始使用总账系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机，假如是年中启用总账，而又希望查询结果，全面反映今年的业务情况，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。例如，某企业2000年4月开始启用总账系统，那么，应将该企业2000年3月末各科目的期末余额及l、3月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额；若企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数。若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。
7 x! z4 G' z9 s期初余额的录入分两部分：即总账期初余额录入和辅助账期初余额录入。: z/ p# F, \. H! x' {
1．总账期初余额录入3 X( K! i0 @& f9 P. Z4 H; l/ T
期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机中的过程之一。在桌面中单击【系统初始化】下的【录入期初余额】，在【期初余额录入】界面的“期初余额”栏中，直接输入数据，数据输入完毕，单击【刷新】按钮，系统自动生成上级科目的余额如图3－12所示。( v" b2 Y6 o/ w Z
余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。红字余额用负号输入。
2 n8 Z6 a8 y& X& `/ c2．辅助账期初余额录入& ~. l+ m: D$ B
在录入期初余额时，若某科目涉及辅助核算，则系统会自动为该科目开设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，该科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。/ `2 L# e0 t/ D' z B
期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。
% I9 A/ Q9 x& A+ B5 ?5 X, q7 ~若使用了应收、应付系统，并且在“选项”中将客户往来或供应商往来由应收。应付系统核算，那么，应该到应收、应付系统中录入合客户、供应商账类的科目的明细期初余额，在这里，只能录入这些科目的总余额。若这些科目还有其他辅助核算，如部门核算或项目核算，则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。如某科目为客户往来科目，该科目的期初余额，将不能在期初明细录入窗中录入，而是直接在期初余额中录入即可。又如某科目为部门客户核算科目，则进入期初明细录入窗后，只能录入各部门的余额。至于各客户及供应商的余额，可到应收、应付系统中去录入。 4 X8 ^. @0 T9 T7 N% v
初始化设置完成后，可以开始进行日常账务处理了。日常业务包括填制凭证、修改凭证。审核凭证、凭证汇总、记账等。
+ E, x- i8 n* T一、填制凭证5 ~1 q5 w5 {. \. V4 Z# b( W7 j
记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整依赖于记账凭证，因而要确保记账凭证输入的准确完整。在实际工作中，可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理）。企业采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多、基础较好和使用网络版的企业可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。- L# w8 I7 U" q0 {
（一）填制凭证方法# i$ U7 q+ ]' N
记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。
0 n. g) i) {3 z! x/ u! m% {! F; |单击桌面中的【填制凭证】，屏幕显示凭证画面如图3－13 所示。单击【增加】按钮或按 F5键，增加一张新凭证，光标定位在凭证类别上。
- [% C7 F0 _2 K: @+ b/ g- w7 ?' I1．凭证头内容
8 K0 Z) L& K0 Q8 q, N( I（1）凭证类别。可以输入凭证类别字，也可以参照输入。
4 v9 b5 M. c8 m i9 _5 P（2）凭证编号。一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。对于网络用户，如果是几个人同时制单，系统先提示一个参考凭证号，真正的凭证编号只有在凭证保存时才给出；如果只有一个人制中或使用单用户版制单时凭证号即是正在填制的凭证的编号。系统同时也自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五条记录，当某号凭证不只一页，系统将自动在凭证号后标上分单号，如收－000l号0002／0003表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。如果在启用账套时或在“账簿选项” 中，设置凭证编号方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。
) U1 z2 T/ }% U5 H% H" O（3）制单日期。即填制凭证的日期。系统自动取进入账务前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。
0 e% g& N7 n1 ?* O& Y（4）附单据数。即输入原始单据张数。
c# ?( x6 ?9 {2 a) }$ y, b（5）凭证自定义项。凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息。用户根据需要自行定义和输入，系统对这些信息不进行校验，只进行保存。
8 u: a! s. x8 Q2．凭证内容6 o v6 m$ y# C$ l5 D
（1）摘要。输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。
4 x* Z) D& z7 X（2）科目。必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。; F2 }. R. n( J* V6 C$ y
（3）辅助信息。当科目具有辅助核算时，系统提示输入相应的辅助信息。如果需要对所有录入的辅助项进行修改时，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。. f. i) C7 k) y! @- F
对于要进行数量核算的科目，屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。系统根据数量×单价自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可按空格键调整金额方向。/ w; u" U3 |. y$ I
对于进行外币核算的科目，系统自动将凭证格式改为外币式，如果系统有其他辅助核算，则先输入其他辅助核算后，再输入外币信息。
# S; _+ z1 y: r当科目为银行科目，则屏幕提示输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。其中，“结算方式”输入银行往来结算方式，“票号”应输入结算号或支票号，“票据日期”应输入该笔业务发生的日期，“票据日期”主要用于银行对账。/ Y6 F: ~1 }' `$ V2 M
对于要使用“支票登记簿” 的企业，若希望在制单时同时进行支票登记，则应在“账簿选项”中设置“支票控制”选项，那么在制单时，如果所输的结算方式应使用支票登记簿．在输入支票号后，系统则会自动勾销支票登记簿中未报销的支票，并将报销日期填上制单日期，所以在支票领用时，最好在支票登记簿中予以登记，以便系统能自动勾销未报的支票。若支票登记簿中未登记该支票，系统将显示支票录入窗供用户将该支票内容登记到支票登记簿中，同时填上报销日期。+ D5 f, U% `0 S1 P7 Z6 ~1 z0 [
（4） 金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。
. M/ d" L5 p$ r) S: h! Q凭证内容录入完毕，按【保存】按钮或F6键保存这张凭证，按【放弃】按钮放弃当前增加的凭证。
3 Q8 T7 G3 r' B! G; X1 B如果使用了应收系统来管理所有客户往来业务，那么所有与客户发生的业务，都应在应收系统中生成相应的凭证，而不能在“填制凭证” 功能中制单。如果使用了应付系统来管理所有供应商往来业务，那么所有与供应商发生的业务，都应在应付系统中生成相应的凭证。" e7 k) b1 ?3 s. \8 j V% m5 j
（二）填制凭证的其他功能9 x! t) H' E2 C' p7 n7 l
1．生成和调用常用凭证
/ j+ a) X% M9 R+ Y（1）可以将某张凭证作为常用凭证存人常用凭证库中，以后可按所存代号调用这张常用凭证。& B8 y: v& j j' F/ \. Z% _
（2）在填制一张与“常用凭证”相类似或完全相同的凭证时，可调用此常用凭证，这样会加快凭证的录入速度。调用方法为：在制单时通过【制单】菜单下的【调用常用凭证】功能，从中选择要调用的常用凭证即可调出指定常用凭证。若调出的常用凭证与业务有出人或缺少部分信息，可直接将其修改成所需的凭证。% T! Y- U2 X ]0 W: x; Y2 S
2．修改凭证
; v4 K1 A' x) J1 g0 j# u/ ~* [在填制凭证中，通过按【首页】、【上页】、【下页】、【末页】按钮翻页查找或按【查询】按钮输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需修改的地方进行修改即可。可修改内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。有些项目的修改受到【账簿选项】中设置的限制，若某笔涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改该分录，将不影响' B' f# P4 R' U) W% ~+ S+ Y1 Z% ~
“支票登记簿”中的内容。修改完毕后，按【保存】按钮保存当前修改，按【放弃】按钮放弃当前凭证的修改。4 S, f2 [. z% W" m- T
外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。
, k7 Q6 t9 |; i0 H3．作废／恢复凭证4 h( d. O# n/ v4 Z7 ?# H" ]
当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。
8 H3 B0 o! @4 `进入填制凭证后，找到要作废的凭证。单击【制单】菜单下的【作废／恢复】，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。
; o0 H) _: ^3 {% H! h! o2 _若当前凭证已作废，还可单击【制单】菜单下的【作废／恢复】，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。6 m ?- d& r) g7 r$ U5 v4 z0 T& B
4．整理凭证
, o2 h& e( G6 v. H* w2 a b凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态” 功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。
. ^8 m7 _: X t) L5．制作红字冲销凭证
( s3 z# n1 B* G: d4 v冲销某张已记账凭证，通过【制单】菜单下的【冲销凭证】制作红字冲销凭证。输入制单月份，然后回答将冲销哪个月的哪类多少号凭证，则系统自动制作一张红字冲销凭证。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存管理。, `4 D, |3 l5 ~0 ]! d
6．查看凭证有关信息' a0 I' R% g, Y+ q
总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。通过【填制凭证】界面中的【查询】功能，可以查询符合条件的凭证信息；通过【查看】菜单可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。/ n2 f. \2 q/ |. T
（1）查询外部系统制单信息。若当前凭证为外部系统生成的凭证，可将鼠标移到记账凭证的标题处，按下鼠标左键，系统显示当前凭证来自哪个子系统，凭证反映的业务类型与业务号。
+ E# q" n& F" ?3 K- B- J8 X1 ~& H（2）联查明细账。当光标在凭证分录上时，单击【查看】菜单下的【联查明细账】，系统将显示该笔业务发生科目的明细账。/ Q3 P0 \. W/ h1 u! X& E
（3）联查原始单据。若当前凭证是由外部系统制单生成，单击【查看】菜单下的【联查原始单据】，将显示生成这张凭证的原始单据。, }6 A+ r" D& y' ?: g+ b
（4）分单：若当前凭证有多张分单，单击【查看】菜单下的【查找分单】，输入分单页号，可查看到该张分单。
4 p5 i' r( B$ J7 } S# S二、审核凭证
0 E4 i7 @7 j9 C- m" C5 E9 A3 t5 h审核是指具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单员填制的记账凭证进行合法性检查。会计核算涉及国家、企业和个人的切身经济利益，而记账凭证的准确性是进行正确核算的基础，因此无论是直接在计算机上根据已审核的原始凭证编制记账凭证，还是直接将手工编制并审核的凭证输入系统（因为又经过了手工的操作处理），都需要经过他人的审核后，才能作为正式凭证进行记账处理。
$ h$ b( N( Y' L为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。审核凭证主要包括出纳签字和审核凭证两方面工作，根据会计制度规定，审核与制单不能为同一人。# `# w. p9 e S) s
1．出纳签字5 U6 z$ ~: b( {1 _
出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。8 M7 o9 S. ~7 Y) q3 L
出纳签字之前首先要更换操作员，即单击【总账系统】中【文件】菜单下的【重新注册】命令。然后单击【总账系统】中【审核凭证】下的【出纳签字】。输入出纳凭证的条件后，屏幕显示凭证一览表；选择一张待签字凭证，出纳人员在确认该张凭证正确后，单击【签字】按钮，凭证下方的“出纳”处自动签上出纳人姓名，见图3－14。可单击【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮翻页连续签字。若想对已签字的凭证取消签字，可单击【取消】按钮取消签字。也可通过【签字】菜单下的【成批签字】或【成批取消签字】，将当前范围内的所有凭证签字或取消签字。* _2 B6 ~5 L8 T& J, ~+ P" q# n
是否要对出纳凭证进行出纳签字管理，取决于“账簿选项”中的设置。凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除。取消签字只能由出纳人自己进行。
+ w6 M$ a2 G, C' k5 }2．审核凭证
) Z7 z& |) ~8 A审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再审核，只有具有审核权的人才能进行审核操作。4 X0 x" I* e6 t+ s& X
凭证审核同出纳签字。需先重新注册更换操作员，然后通过【总账系统】中的【审核凭证】对待审核凭证进行审核；单击【审核】菜单下的【成批审核凭证】或【成批取消审核】，系统将自动对待审核凭证或已审核凭证进行成批. o& m$ p( ? D+ |
审核或成批取消审核。4 l* k1 v( h3 s
凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才对以进行修改或删除，取消审核签字只能由审核人自己进行；采用手工：制单的用户，在凭单上审核完后还须对录入机器中的凭证进行审核；作废凭证不能被审核，也个能被标错，已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先取消标错后才能审核。
" m# @% Z: E% i o三、凭证汇总
) U8 z: U- j! I1 z |2 q凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证，因此财务人员可在凭证未全部记账前，随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。
0 Y l7 n B$ U% @+ e单击【总账系统】中【审核凭证】下的【科目汇总】。在凭证汇总表中可联查具有辅助核算科目的专项明细情况。
- f, d- y8 Q0 d$ W$ q4 K. K7 I四、记账# {. R% l" T0 H& [8 ^
记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。; {, h5 _6 q2 d: p# n
单击【总账系统】中【记账】，进入【记账】向导，在向导的指引下，输入记账范围、查看记账报告、开始记账。待系统提示记账完毕时，单击【确定】，完成记账工作。每月系统允许多次记账。
, p' @9 J) C7 L, y2 T& O; y记账过程不得中断，一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。
) X! P: s% u3 H! k0 p, C以下情况将不允许记账：; F/ a1 V% t; t
（1）在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。
1 ~' p T: R1 {% H! V8 B7 \（2）所选范围内的不平衡凭证，不允许记账。
# v5 l9 k1 f0 G（3）所选范围内的未审核凭证，不允许记账。0 Q2 ^ p! T( k$ L d+ x
（4）上月未结账，本月不允许记账。. [0 \3 A: I5 W6 H+ W. T- H+ j
五、制作会计报表的流程
如果系统内置的标准报表不能满足您的需要，用户可以按照下述流程自己制作报表，一般来讲在下面讨论的制表流程步骤中，第l、2、4、7步是必须的，因为要完成报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。3 `$ ^! G6 e; ~: u
1．启动UFO，建立报表
. l; [* P v8 y2 U/ }4 a" `0 A! M& j单击Windows95系统桌面上的【开始】，依次指向【程序】、【用友财务及企管软件UFERPM8.10】、【财务系统】，最后单击【UFO表】，启动UFO报表系统。首先是选择账套和会计年度，确认后，进入UFO报表系统，选择【文件】菜单中的【新建】命令或单击【新建】图标后，建立一个空的报表，默认表名为report1，并进入格式状态。这时可以在这张报表上开始设计报表格式，在保存文件时可以用自己的文件名给这张报表命名。
4 y! d: z9 ?6 x1 g2．设计报表的格式
2 A, W$ l( H+ \2 b# ?) i报表的格式设计在格式状态下进行，格式对整个报表都有效，包括以下操作： W6 u5 B! x$ i
（1）设置表尺寸。定义报表的大小即设定报表的行数和列数。6 W- C6 m- ^# }2 ]$ g# q
（2）输入表内文字。包括表头、表体和表尾（关键字值除外）。在格式状态下定义了单元内容的自动默认为表样型，定义为表样型的单元在数据状态下不允许修改和删除。
: `4 r4 a3 a/ k( C4 ?2 i- U（3）确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。2 L* k) G( O& ^1 c$ h
（4）定义行高和列宽。
! `0 k. L0 b( Z# @/ O1 W（5）定义组合单元。即把几个单元作为一个单元使用。
$ ~: u& h% v O1 u（6）设置单元风格。设置单元的字形、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。
9 S# \ p! X' v. L5 N+ ^) [（7）设置单元属性。把需要输入数字的单元定为数值单元；把需要输入字符的单元定为字符单元。2 n; F8 w6 m: I9 W6 N z
（8）画表格线。, f; Z6 R% B& ^. ?
（9）设置可变区。即确定可变区在表页上的位置和大小。
- |; T7 f7 W3 X% X/ r3 P6 w3．定义各类公式
9 {) s$ l. Q9 v6 c5 O) g4 B公式的定义在格式状态下进行，计算公式定义了报表数据之间的运算关系，可以实现报表系统从其他子系统取数。在报表单元中键人“＝”就可以直接定义计算公式，所以称为单元公式。审核公式用用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确，需要用【审核公式】菜单项定义。舍位平衡公式用于报在数据进行进位或小数取整时调整数据，避免破坏原数据平衡，需要用【舍位平衡公式】菜单项定义。
% C, b- {; G6 O* P4．报表数据处理; t6 S8 W }" t) Z
报表格式和报表中的各类公式定义好之后，就可以输入数据并进行处理了。报表数据处理在数据状态下进行。包括以下操作：
/ a; M8 Y2 k: G5 O9 w+ f# S（1）新建的报表只有一张表页，需要追加多个表页。
" \' U% ]" P( I: Z- g; }9 _（2）如果报表中定义了关键字，则输入每张表页上关键字的值。例如录入关键字“单位名称”的值：给第一页录入“甲单位”，给第二页录入“乙单位”给第三页输入“丙单位”等等。/ p; f6 }5 i; T6 b
（3）在数值单元或字符单元中输入数据。
. H/ v, J9 g4 N, o（4）如果报表中有可变区，可变区初始只有一行或一列．需要追加可变行或可变列，并在可变行或可变列中输入数据。随着数据的输入，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果。如果报表有审核公式和舍位平衡公式，则执行审核和舍位。需要的话，做报表汇总和合并报表。 |
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楼主: 黄其宾
