做账必知的流程辅导---制单

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外贸制单

国际货运操作流程:
　　一、接受货主询价
　　1、 海运询价：
　　① 需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格；
　　② 主要船公司船期信息；
　　③ 需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。（水路危规）
　　2、 陆运询价：（人民币费用）
　　① 需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格；
　　② 各港区装箱价格；
　　③ 报关费、商检、动植检收费标准。
　　3、 不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。
　　二、接单（接受货主委托）
　　接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息：
　　1、 船期、件数；2、 箱型、箱量；3、 毛重；4、 体积各项型；5、 付费条款、货主联系方法；6、 做箱情况，门到门还是内装。
　　三、订舱
　　1、 缮制委托书（十联单）； 制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。
　　2、 加盖公司订舱章订舱：需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。
　　3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。
　　四、做箱
　　1、 门到门：
　　填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。
　　2、 内装：
　　填妥装箱计划中：船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。
　　3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP）
　　五、报关（有时同时、有时先于做箱）
　　1、 了解常出口货物报关所需资料。
　　① 需商检② 需配额③ 需许可证④ 需产地证⑤ 需提供商标授权、商标品名⑥ 出口香港地区货值超过万，其他地区超过万，核销时需提供结汇水单（复印件）⑦ 需提供商会核价章
　　2、 填妥船名航次，提单号，对应装箱单（packing list），发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。
　　3、 显示报关单所在货物的 “中文品名”，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。
　　4、 备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。
　　5、 跟踪场站收据，确保配载上船。
　　6、 凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。
　　六、提单确认和修改
　　1、 问明顾客“提单”的发放形式：
　　① 电放：
　　需顾客提供正本“电放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司电放。
　　② 预借（如可行）
　　需顾客提供正本“预借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司预借。
　　③ 倒签（如可行）
　　需顾客提供正本“倒签保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒签。
　　此种情况下，多半是签发HOUSE B/L
　　.④ 分单：
　　应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。
　　⑤ 并单：
　　应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单⑥ 异地放单：
　　须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。
　　2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。
　　七、签单
　　1、 查看每张正本提单是否都签全了证章。
　　2、 是否需要手签。
　　八、航次费用结算
　　1、 海运费
　　① 预付（FREIGHT PREPAID）
　　② 到付（FREIGHT COLLECT）
　　2、 陆运费
　　① 订舱
　　② 报关（包括返关之前已经报关的费用）
　　③ 做箱（内装/门到门）
　　④ 其他应考虑的费用：
　　冲港费/冲关费商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改九、提单、发票发放（提单样本）
　　1、 货主自来取件的，需签收
　　2、 通过EMS和快递送达的，应在“名址单”，上标明诸如：“提单号”、“发票号”、“核销单号”、“许可证号”、“配额号”等要素以备日后查证十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单”。
　　海关退税有问题的，需更改并要提供如下资料：
　　1、报关数据正确、舱单不正确的
　　① 经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件；
　　 ② 场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉；
　　③ 提单正本复印件两张；
　　④ 装箱单（Container Load Plan）复印件；
　　⑤ 更正单（三联、正本）。
　　2、短装（多报少出）、溢装（少报多出）
　　① 船开5天（工作日）内没能及时更正的：
　　先交纳罚款金3000-5000；
　　货主重新提供的发票、装箱单（Packing list）
　　货主重新提供报关单提单副本复印件（加盖“提单副本确认章”）
　　② 船开5天（工作日）内更改的提单副本复印件（加盖“提单副本确认章”）
　　正本、正确的报关单

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制单会计岗位职责

1.负责编制和登记管理明细账、总账及会计凭证制度管理等工作，直接对会计主管及财务部经理负责。

　　2.负责与二级账户对账。
　　3.负责编制会计报表，并做到数字精确、账账相符。
　　4.负责每月向财务部经理汇报往来账户和欠款情况。
　　5.负责向企业有关领导及有关部门查询或提供会计资料。
　　6.负责企业会计报表审计汇总，并及时报送。
　　7.负责对企业的各种会计凭证、会计账薄、会计报表的定期收集，审查核对、整理立卷，并装订成册，编制目录，登记编号，妥善保管，按照规定办理销毁报批手续。
　　8.检查和督促会计和出纳人员按会计程序处理日常业务核算。
　　9.督促工作人员做好账簿的记录，做到内容简明扼要，对应关系简明，数字正确，字迹清晰，记账及时。
　　10.负责督促工作人员按权责发生制及时处理账务工作，做到日清月结，科目对应关系清楚，应收、应付账目记载详细，清理及时。
　　11.自觉遵守财经纪律，执行财务制度，保证各种报表数据准确，编报及时，编表说明简明扼要，内容全面，突出中心。
　　12.负责领导交办的其他事项。

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自制原始凭证有几类

企业的自制原始凭证可以按其内容分为以下几类：

　　（1）一次性凭证。在自制的原始凭证中，大部分凭证的填制手续是一次完成的，已填列的凭证不能再重复使用，这类自制原始凭证称为一次性凭证。
　　（2）累计凭证。在一些特定单位，为了连续反映某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务，需要在一张凭证中连续、累计填列该项特定业务的具体情况，这种凭证称为累计凭证，如限额领料单。限额领料单中标明了某种材料在规定期限内的领用额度，用料单位每次领料及退料，都要由经办人员在限额领料单上逐笔记录、签章，并结出限额结余。使用这种凭证，既可以做到对领用材料的事前控制，又可减少凭证填制的手续。但因这种凭证要反复使用，必须严格凭证的保管制度和材料收发手续。
　　（3）记账编制凭证。在企业自制的各种原始凭证中，一般都是以实际发生或完成的经济业务为依据，由经办人员填制并签章，但有些自制原始凭证，则是由会计人员根据已经入账的结果，对某些特定事项进行归类、整理而编制的，这种根据账簿记录而填制的原始凭证，称为记账编制凭证，如月末确定已销商品成本时，根据库存商品账簿记录所编制的成本计算表；月末计算产品生产成本时，所编制的制造费用分配表以及月末所编制的利润分配计算表等。
　　（4）汇总原始凭证。实际工作中，为了集中反映某项经济业务的总括情况，并简化记账凭证的填制工作，往往将一定时期内若干记录同类性质经济业务的原始凭证汇总编制成一张原始凭证，这种凭证称为汇总原始凭证，如收货汇总表、商品销货汇总表、发出材料汇总表等。汇总原始凭证所汇总的内容，只能是同类经济业务，即：将反映同类经济业务的各原始凭证汇总编制一张汇总原始凭证，不能汇总两类或两类以上的经济业务。汇总原始凭证也属于原始凭证的范畴。
　　通过以上按不同标准对原始凭证进行分类，我们可以从中看出它们之间是相互联系的，如“收据”对收款方来说是自制凭证，但对付款方来说是外来凭证，同时它又是一次凭证和通用凭证，所以，有些原始凭证也同许多事物一样具有多重性。

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什么是制单

在会计工作中，狭义的“制单”即填制记账凭证，是由会计人员根据原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，据以确定会计分录后登入记账凭证，并送下一级审核，最终成为登记账簿的依据。
　　制单方式有“单式”和“复式”两种。
　　“单式”的特点是：对发生的每一笔经济业务只在一个账户中进行登记，各账户之间没有严密的对应关系，账户记录也不可能相互平衡。由于这种方法没有全面反映资金运动的来龙去脉，也不便于检查账户记录的正确性和完整性，目前，很少有单位采用这种方法。
　　“复式”是从“单式”制单法发展起来的一种比较完善的制单方法。与“单式”制单法相比，其主要特点是：对每项经济业务都以相等的金额在两个或两个以上的相互联系的账户中进行记录（即作双重记录，这也是被称为“复式”的原因）；各账户之间客观上存在对应关系，对账户记录的结果可以进行试算平衡。复式制单法较好地体现了资金运动的内在规律，能够全面地、系统地反映资金增减变动的来龙去脉及经营成果，并有助于检查账户处理和保证账簿记录结果的正确性。在我国，复式制单有借贷法、增减法、收付法三种，但现在规定使用的只有借贷法一种。
　　会计制单人在填制记账凭证时需要注意的要点：摘要清楚，业务内容真实，报销手续完备，账务处理准确完整，不同的业务分别制单，摘要和经济业务相符，正确使用会计科目、部门、项目。相关人员（包括凭证填制人员、审核人员、记账人员、会计主管人、领（缴）款人、出纳）必须在相应位置签名或盖章。

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处理原始凭证有哪些要点

（1）原始凭证必须具备的内容：原始凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证的单位名称和填制人姓名；经办人员的签名或盖章；接受凭证单位的名称；经济业务的内容；数量、单价和金额。
　　（2）外来原始凭证（如发票、收据等），必须盖有填制单位的财务专用章或发票专用章，同时具有套印的税务部门或有权监制部门的专用章以及填制人员的签名或盖章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章，同时应写明住址，必要的注明身份证号码。
　　（3）自制原始凭证（如入库单、领料单等）必须有经办单位负责人（或其指定的人员）和经办人签名或者盖章。
　　（4）凡需填写大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有实物验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。
　　（5）一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。
　　（6）发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证以及当地主管税务机关开具的“进货退出或索取折让证明单”，不得以退货发票代替收据。
　　（7）职工因公借款的借据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。
　　（8）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。
　　（9）原始凭证发现错误或无法辨认的，不得涂改、挖补。未入账的原始凭证，应退回填制单位或填制人员补填或更正，更正处应当加盖开出单位的公章；发现有违反财经纪律和财会制度的，应拒绝受理，对弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改等违法乱纪的，应扣留凭证，报告领导处理。已经入账的原始凭证，不能抽出，应另外以正确原始凭证进行更正。
　　（10）原始凭证不得外借。其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位领导批准，可以复制，复制时，须有财务人员在场。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人共同签名或盖章。
　　（11）外来原始凭证如有遗失，应取得原填制单位盖章证明，并注明原始凭证编号金额和内容等，经单位领导人批准后，才能作原始凭证。如确实无法取得证明的如火车、汽车、轮船、飞机票等，由当事人写出详细情况，由单位领导人批准后，代作原始凭证。
　　（12）一般情况下，记账凭证必须附有原始凭证并注明张数。原始凭证的张数按自然张数计算（原始凭证汇总表应计算在内，原始凭证粘贴纸不应计算）。
　　如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。
　　一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。
　　更正错误或结账、调账的记账凭证，可以不附原始凭证，但应对调整事项说清楚。
　　（13）附在办理收付款项的记账凭证后的原始凭证，在办理完收付款项后，必须加盖“收讫”、“付讫”戳记。
　　（14）附在记账凭证之后的原始凭证，应折叠、粘贴整齐，对小于记账凭证的原始凭证（如：火车、汽车、飞机、轮船票等），要粘贴在与记账凭证一样大小的原始凭证粘贴单上。
　　对于数量较多的原始凭证，如收、发料单等，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”字样、原始凭证名称和编号。
　　各种经济合同、存出保证金收据及涉外文件等重要原始凭证，应另行编制目录，单独登记保管，并在有关记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
　　当然若企业在发生预付大型设备款或在建工程款时，管理方面需要提供预付每户款的金额，设三级、多级明细或使用财务软件的相关功能满足需要。

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填制原始凭证应注意哪些问题

　原始凭证是具有法律效力的证明文件，是记账的原始依据。因此，原始凭证的填制是记账的起点，是会计核算的基本原始凭证填制得正确与否，与整个核算工作的质量有着密切的联系。因此，在填制原始凭证时，必须做到记录真实、内容完整、书写清楚、填制及时。具体地说，必须符合下列要求：
　　（1）填制原始凭证要真实。
　　填制原始凭证上的经济内容和金额，必须真实可靠，要符合有关经济业务的实际情况，不允许歪曲或弄虚作假，也不能乱估计数字。
　　（2）填制原始凭证要内容齐全。
　　各种凭证的内容必须逐项填写齐全，不得遗漏，必须符合手续完备的要求，经办业务的有关部门和人员要认真审查，并签名盖章。内容不齐备的不能作为经济业务的合法证明，也不能作为有效的会计凭证。
　　凡是填有大写或小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符；购买实物的原始凭证，必须有验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为登记账簿的依据；一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，并连续编号，作废时应加盖“作废”戳记，连同存根一同保存，不得撕毁。发生销货退回时，除填制银行发票外，退款时，必须取得对方的收款收据或汇款银行的汇出凭证，不得以退货发票代替收据。职工公出借款收据，必须附在记账凭证上，收回借款时，应另开收据或退还借据副本，不得退还借款收据。经有关部门批准办理的某些特殊业务，应将批准的文件作为原始凭证的附件，若批准文件需要单独归档，应在凭证是注明批准机关名称、日期和文件字号。
　　（3）凭证都不得随意涂改、刮擦、挖补。
　　若填写错误需要更正时，须划线更正，即将写借的文字或数字，用红线划掉，再将正确的数字或文字写在划线部分的上方，并加盖经手人印章。但提交银行的各种结算凭证上的数字大小写一律不得更改，如果填写错误，应加盖“作废”戳记，重新填写。
　　（4）书写格式要规范。
　　原始凭证要用蓝色笔书写，字迹清楚、规范，填写支票必须使用炭素笔，属于需要套写的凭证，必须一次套写清楚，合计的小写金额前应加注币值符号，如“￥”“HK＄”“US＄”等。大写金额有分的，后面不加整字，其余一律在末尾加“整”字，大写金额前还应加注币值单位，注明“人民币”“美元”“港币”等字样，且币值单位与金额数字之间，以及各金额数字之间不得留有空隙。
　　阿拉伯数字应一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯数字金额前面应写人民币符号“￥”。人民币符号“￥”与阿拉伯数字金额之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有人民币符号“￥”的，数字后面不再写“元”字。所有以元为单位的阿拉伯数字，除了表示单价等情况外，一律填写到角分。无角分和分位可写“00” 或符号“-”，有角无分的，分位应写“0”不得用符号“-”代替。
　　汉字大写金额，一律用正楷字或行书字体书写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、圆、角、分、零、整等易于辩认、不易涂改的字样，不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、毛、另（或0）等字样代替，不得任意自选简化字。
　　阿拉伯数字金额中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字，如“￥10150”，汉字大写金额应写成人民币壹佰零壹圆伍角整。阿拉伯数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字，如“￥1 004?56”，汉字大写金额应写成人民币壹仟零肆圆伍角陆分。阿拉伯数字元位是“0” 或数字中间连续有几个“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可只写一个“零”字，也可不写“零”字，如“￥132056”，汉字大写金额写成人民币壹仟叁佰贰拾圆零伍角陆分，或人民币壹仟叁佰贰拾圆伍角陆分。

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外来原始凭证必须具备哪些内容

根据财政部《会计基础工作规定》第四十八条的规定，外来原始凭证必须具备如下内容：
　　（l）凭证的名称：外来原始凭证必须有明确的名称，以便于凭证的管理和业务处理。
　　（2）填制凭证的日期：凭证填制的日期就是经济业务发生的日期，便于对经济业务的审查。
　　（3）填制凭证单位名称或者填制人姓名：填制凭证的单位或个人是经济业务发生的证明人，有利于了解经济业务的来龙去脉。
　　（4）经办人员的签名或者盖章：凭证上的签名、盖章人，是经济业务的直接经办人，签名、盖章可以明确经济责任。
　　（5）接受凭证单位名称：证明经济业务是否确实是本单位发生的，以便于记账和查账。值得注意的是，单位的名称必须是全称，不得省略。例如，"北京市XX五金商贸有限公司",不得写为"五商公司".
　　（6）经济业务内容：完整的填写经济业务的内容，便于了解经济业务的具体情况，检查其真实性、合理性和合法性。
　　（7）数量、单价和金额：这是经济业务发生的量化证明，是保证会计资料真实性的基础。特别是大、小写金额必须按规定完整填写，防止出现舞弊行为。

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自制原始凭证必须具备哪些内容

自制原始凭证是为了适应会计主体内部发生的经济业务的需要而填制的，种类、格式比较繁多，其必须具备的内容可概括如下：
　　（1）凭证的名称。
　　（2）填制凭证的日期。
　　（3）经办人员的签名或者盖章。
　　（4）经济业务内容。
　　（5）数量、单价和金额。

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受理自制原始凭证时应审核哪些方面

自制原始凭证绝大部分涉及的是物资出入库、费用分配和结转等转账业务，为此，应审核凭证所列的经济业务是否存在如下情况：
　　（1）未按国家规定和有关计划使用资金。
　　（2）多计或少计了成本费用，形成了虚假利润。
　　（3）未按规定的渠道、标准、比例提取费用或摊销费用。
　　（4）物资核算不实，虚报冒领。
　　（5）费用的发生不合理。

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什么样的自制原始凭证不能接受

不符合要求的自制原始凭证均不能接受，具体如下：
　　（l）没有经办人员的签名或者盖章。
　　（2）凭证摘要填写不清楚。
　　（3）凭证的联次不符。
　　（4）凭证有涂改。
　　（5）凭证所列的经济业务不符合开支范围、开支标准。
　　（6）凭证所列的金额、数量计算不正确。