出纳与会计实务技巧百问百答 100例

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普通日记账格式和内容见表8.1。
表8.1  普通日记账
2011年        原始凭证        摘要        会计科目        √        借方        贷方
月        日                                               
9        1        现金支票        提现        现金                2000       
                                银行存款                        2000
9        5        普通发票        购买办公用品        管理费用                1000       
                                现金                        1000
                                                       
                                                       

（2）特种日记账，是专门用来记录某一特定的经济业务发生情况的日记账。将该特定的经济业务按照发生的时间先后顺序登记入账簿之中，反映此特定经济业务的详细情况。多数企业会设置的银行日记账、现金日记账就属于特种日记账。
2.分类账簿
分类账簿，是按照会计对象的具体内容分类设置和登记的账簿。在账簿中分类反映资产、负债、所有者权益、收入、成本费用和利润等增减变化的情况，是企业运营管理的重要资料来源。分类账簿可以分为总分类账簿和明细分类账簿两种，总分类账簿的总额与其所属的明细分类账簿的金额之和相等。
（1）总分类账簿，也叫做总账，是根据一级会计科目开设账户，用来登记全部经济业务，提供总括核算资料的分类账簿，总分类账簿格式和内容见表8.2。
表8.2  总分类账簿
会计科目：短期借款
2011年        凭证        摘要        借方        贷方        借或贷        余额
月        日        种类        编号                                       
9        1                        期初余额                        贷        200000
9        3        银付        1        归还银行借款        100000                贷        100000
9        13        银付        2        归还银行借款        100000                平        0
9        26        银收        1        向银行借款                500000        贷        500000
9        30                        本期发生额及余额        200000        500000        贷        500000

（2）明细分类帐簿，也叫做明细账，是根据耳机会计科目开设账户，用来登记某一经济业务，提供某项经济业务详细资料的分类账簿，明细分类账簿可采用三栏式明细分类账、数量金额式明细分类账和多栏式明细分类账三种。

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三栏式明细分类账簿格式及内容见表8.3。
表8.3  应付账款三栏式明细分类账
户名：大展公司
2011年        凭证        摘要        借方        贷方        借或贷        余额
月        日        种类        编号                                       
9        1                        期初余额                        贷        500000
        5        转        12        购买原材料未付款                300000        贷        800000
        15        银付        11        还款        600000                贷        200000
        30                        本期发生额及余额        600000        300000        贷        200000

数量金额式明细分类账簿格式及内容见表8.4。
表8.4  原材料数量金额式明细分类账
品名：A材料                    计量单位：千克                    价格单位：元
2011年        凭证        摘要        收入        发出        结存
月        日        种类        编号                数量        单价        金额        数量        单价        金额        数量        单价        金额
9        1                        期初余额                                                        800        50        40000
        5        转        12        发出                                300        50        15000        500        50        25000
        15        转        15        购入        200        50        10000                                700        50        35000
        28        转        25        发出                                600        50        30000        100        50        5000
        30                        本期发生
额及余额        200        50        10000        900        50        45000        100        50        5000

多栏式明细分类账簿格式及内容见表8.5。
表8.5  管理费用多栏式明细分类账
2011年        凭证        摘要        借方        贷方        余额
月        日        种类        编号                工资
福利        办公
费用        差旅
费用        折旧
费用        合计               
9        5        转        3        购买办公用品                2000                        2000                2000
        26        转        5        小高报销差旅费                        3000                3000                5000
        30        转        28        计提折旧                                1000        1000                6000
        30        转        32        计提福利费        1200                                1200                7200
        30        转        46        计提工资        10000                                10000                17200
        30        转        48        转入“本年利润”账户                                                17200       
        30                        本期发生额及余额        11200        2000        3000        1000        17200        17200        0

3.联合账簿
联合账簿，是指将序时账簿和分类账簿相结合而设置的一种账簿，比如日记总账。
4.备查账簿
备查账簿，是一种辅助账簿，对某些在序时账簿和分类账簿中不能体现的或体现不全的经济业务进行补充登记的账簿，可以对某些经济业务的内容提供必需的参考资料。

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8.1.2  按照装订形式分类
账簿按照装订形式分，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。
1.订本式账簿
也叫做订本帐，在启用前按数序编号并固定装订成册的账簿。这种账簿的帐页是固定的，既可以防止散失，又可以避免抽换帐页，较为安全。由于帐页固定，预留帐页数与实际需要量可能不一样，使用起来欠灵活，而且在同一时间段内只能有一个人登记账簿，不便于合理分工记账。
2.活页式账簿
也叫做活页帐，其帐页未固定，启用前未编写顺序编号，使用过程中将每张帐页置放在活页帐夹里，或者临时装订成册。这种账簿，页数可以根据需要确定，不足时，可随时增加帐页，并且登记方便，可同时由数人分工记账。账簿的空白帐页，在使用时需连续编号，装置在帐夹里，并由有关人员盖章，以防散失，使用完毕后，将其装订成册，不再登记，按规定保管。
3.卡片式账簿
也叫做卡片帐，是指用印有记账格式的卡片，详细登记各项经济业务的账簿。卡片通常放置于卡片箱中，数量可以根据经济业务的需要增减，并且可跨年度使用。

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8.2  账簿的设置与登记
各种账簿所记录的经济业务不同，账簿的格式可以多种多样，但是任何账簿都应具备下列内容：
（1）封面。要写明账簿名称和记账单位名称。
（2）扉页。要填列账簿启用日期和截至日期，页数、册次；管理账簿人员一览表和签章；会计主管人员签章；账户目录等。
（3）帐页。帐页的格式，因反映的经济业务内容不同而有所不同，但基本内容应包括：账户的名称、登帐日期栏、凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏、总页次和分户页次。
下面，我们就详细讲解账簿的设置与登记，会计人员最常用的四种账簿就是特种日记账、普通日记账、总账、明细帐，我们就主要讲解这四种账簿。
8.2.1  特种日记账的设置与登记
一般单位都应设置现金日记账和银行存款日记账，用于序时核算现金和银行存款的收入、支出及结存情况，借以加强对货币资金的管理。
这里主要讲解现金日记账，现金日记账是由出纳人员根据现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证，按时间发生的先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。
现金日记账的登记方法如下：
（1）日期栏：指记账凭证的日期，应与现金实际收付日期一致；
（2）凭证栏：指登记入账的收、付款凭证的种类和编号，如“现金收（付）款凭证”，简写为“现收（付 ）”、“银行存款付款凭证”，简写为“银付”。凭证栏还应登记凭证的编号数，以便于查账和核对；
（3）摘要栏：摘要说明登记入账的经济业务的内容。文字要简练，但要能说明问题。
（4）对方科目栏：指现金收入的来源科目或支出的用途科目。如从银行提取现金，其来源科目（即对方科目）为“银行存款”。对方科目栏的作用在于了解经济业务的来龙去脉。
（5）收入、支出栏：指现金实际收付的金额。每天下班前，应分别计算现金收入和支出的合计数，并结出余额，同时将余额与出纳保管的库存现金核对。如果账款不符，需查明原因，并记录在案，每个月底，同样要计算现金收入、支出和结存的合计数。
下面是鸿运公司第一季度的现金流量表：
表8.6  现金流量表
2007年        凭证号        摘         要        对方科目        借（收入）方        贷（支出）方        结    存
月        日                                               
1        1        　        上年结转        　        　        　        705,465.39
1        4        1-16        购入包装材料等        　        　        3,050.00         702,415.39
1        4        1-17        购入原材料        　        　        935.00         701,480.39
1        5        1-22        报销办公费用        　        　        350.00         701,130.39
2        6        2-1        取款        　        6,000.00         　        707,130.39
2        7        2-2        报销差旅费        　        　        85.00         707,045.39
2        8        2-12        报销办公费用        　        　        170.00         706,875.39
2        9        2-16        购入原材料        　（略）        　        1,910.00         704,965.39
2        10        2-22        第一季度水费        　        　        300.00         704,665.39
3        7        3-16        货款收回        　        800,000.00         　        1,504,665.39
3        7        3-18        报销差旅费        　        　        9.50         1,504,655.89
3        10        3-22        第一季度电费        　        　        700.00         1,503,955.89
3        10        3-29        发放上月工资        　        　        40,503.80         1,463,452.09
3        11        3-31        职工档案费        　        　        55.00         1,463,397.09
3        11        3-34        存款        　        　        761,765.00         701,632.09
3        11        3-37        提现        　        288.00         　        701,920.09

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8.2.2  普通日记账的设置与登记
一般普通日记账核算形式的企业可以不填制记账凭证，而是根据原始凭证和汇总原始凭证，直接登记普通日记账。
经济业务发生后，根据原始凭证或汇总原始凭证，登记普通日记账，将经济业务发生的时间登记在“日期栏”里，将经济业务内容登记在“摘要栏”里，将应借应贷的会计科目计入“会计科目栏”里，先填借方再填贷方，将应借应贷金额填入“借方”“贷方”栏里。
普通日记账通常的账务处理程序为：
        根据原始凭证编制汇总原始凭证。
        根据原始凭证和汇总原始凭证登记普通日记账。
        根据原始凭证、汇总原始凭证或通用日记账，登记明细分类账。
        根据日记账逐笔登记总分类账。
        月底，将各种明细分类账的余额合计数与总分类账中有关科目余额进行核对，要账实相符。
        月底，根据核对无误的总分类账和明细分类账的记录编制财务报表。

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8.2.3  总分类账的设置与登记
总分类账是按照一级科目设置、分类登记全部经济业务的账簿。在总分类账中，应按照总账科目的编码和顺序分别开设账户。由于总分类账能够全面、总括的反映经济活动情况，并为编制会计报表提供资料，所以任何单位都要设置总分类账。总分类账的格式一般有三栏式和多栏式两种。
1.三栏式总分类账的设置
三栏式总分类账，是按科目设置，独立的科目建立独立的三栏式总分类账，比如，核算应收账款的三栏式总分类账，要有表头、会计科目、页数、日期栏、编号栏、摘要栏、借贷方金额栏、余额栏等，按照时间发生的顺序逐笔登记入表。采用此分类账格式，可以清晰的反映每项经济业务的情况。
下面是三栏式总分类账的格式和内容范例：
表8.7  总分类账
会计科目：短期借款                                                       第     页
2011年        凭证        摘要        借方        贷方        借或贷        余额
月        日        种类        编号                                       
5        1                        期初余额                        贷        1680000
        8        银付        1        归还银行借款        1000000                贷        680000
        25        银收        2        向银行借款                1300000        贷        1980000
        31                        合计        1000000        1300000        贷        1980000
2.多栏式总分类账的设置
多栏式总分类账，是把序时账簿和总分类账簿结合在一起的联合账簿，也叫日记总账。它具有序时账簿和总分类账簿的双重作用，采用这种总分类账簿，可以减少记账的工作量，提高工作效率，并能较为全面的反映经济业务的来龙去脉，便于管理层分析企业的经济活动情况。
多栏式总分类帐不分科目，直接将每笔经济业务按时间发生顺序记录在账簿中，所以，涉及科目较多，专栏设置过多，账页过长，则不便于登记和查阅。此总账适合于会计科目较少的企业。
表8.8  多栏式总分类账
2011年        凭证        摘要        发生额        xxx科目        xxx科目        xxx科目        xxx科目
月        日        种类        编号                        借        贷        借        贷        借        贷        借        贷
                                                                                                       
                                                                                                       
3.总分类帐的登记
总分类账的登记，主要看会计核算形式，可以直接根据各种记账凭证逐笔进行登记，也可以将一定时期的各种记账凭证先汇总编制成科目汇总表或汇总记账凭证，再据以登记总账

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8.2.3  总分类账的设置与登记
总分类账是按照一级科目设置、分类登记全部经济业务的账簿。在总分类账中，应按照总账科目的编码和顺序分别开设账户。由于总分类账能够全面、总括的反映经济活动情况，并为编制会计报表提供资料，所以任何单位都要设置总分类账。总分类账的格式一般有三栏式和多栏式两种。
1.三栏式总分类账的设置
三栏式总分类账，是按科目设置，独立的科目建立独立的三栏式总分类账，比如，核算应收账款的三栏式总分类账，要有表头、会计科目、页数、日期栏、编号栏、摘要栏、借贷方金额栏、余额栏等，按照时间发生的顺序逐笔登记入表。采用此分类账格式，可以清晰的反映每项经济业务的情况。
下面是三栏式总分类账的格式和内容范例：
表8.7  总分类账
会计科目：短期借款                                                       第     页
2011年        凭证        摘要        借方        贷方        借或贷        余额
月        日        种类        编号                                       
5        1                        期初余额                        贷        1680000
        8        银付        1        归还银行借款        1000000                贷        680000
        25        银收        2        向银行借款                1300000        贷        1980000
        31                        合计        1000000        1300000        贷        1980000
2.多栏式总分类账的设置
多栏式总分类账，是把序时账簿和总分类账簿结合在一起的联合账簿，也叫日记总账。它具有序时账簿和总分类账簿的双重作用，采用这种总分类账簿，可以减少记账的工作量，提高工作效率，并能较为全面的反映经济业务的来龙去脉，便于管理层分析企业的经济活动情况。
多栏式总分类帐不分科目，直接将每笔经济业务按时间发生顺序记录在账簿中，所以，涉及科目较多，专栏设置过多，账页过长，则不便于登记和查阅。此总账适合于会计科目较少的企业。
表8.8  多栏式总分类账
2011年        凭证        摘要        发生额        xxx科目        xxx科目        xxx科目        xxx科目
月        日        种类        编号                        借        贷        借        贷        借        贷        借        贷
                                                                                                       
                                                                                                       
                                                                                                       
                                                                                                       
3.总分类帐的登记
总分类账的登记，主要看会计核算形式，可以直接根据各种记账凭证逐笔进行登记，也可以将一定时期的各种记账凭证先汇总编制成科目汇总表或汇总记账凭证，再据以登记总账

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8.2.4  明细分类账的设置与登记
明细分类账是根据一级科目所属的二级科目或明细科目开设的账户，用来分类、连续地记录有关经济业务详细情况的账簿。
明细分类账分别可采用三栏式、数量金额式和多栏式等三种格式。
1.三栏式明细分类账的设置与登记
三栏式明细分类账的格式与总分类账的格式相同，即只设借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏，一般适用于不需要进行数量核算的明细分类账的登记，例如应付账款、应收账款、其他应收款、其他应付款等科目的核算。
三栏式明细分类账由会计人员根据审核无误的记账凭证，按经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记。
表8.9  三栏式明细分类账（应收账款）
户名：大展公司                                                                   第 9 页
2011年        凭证        摘要        借方        贷方        借或贷        余额
月        日        种类        编号                                       
9        1                        期初余额                        借        468000
        8        转        1        销售A产品        1000000                借        1468000
        25        银收        2        收到款项                1300000        借        168000
        31                        合计        1000000        1300000        借        168000
2.数量金额式明细分类账的设置与登记  
数量金额式是在借方、贷方和余额栏内再分别设置数量、单价和金额三个栏次。它适用于既要进行金额核算，又要进行实物量核算的财产物资科目，如原材料、产成品、库存商品等科目的核算。
3.多栏式明细分类账的设置与登记
多栏式明细分类账簿是根据经济业务的特点和经营管理的需要，将一个总分类账户或者一个二级账户所属的有关明细账户集中在一张账页上，进行登记。它在“借方发生额”和“贷方发生额”之下，再分别设置若干专栏，分栏登记各明细账的发生额。它适用于费用、成本和收入、利润等类账户的明细分类核算。
表8.10  多栏式明细分类账（主营业务收入）
2011年        凭证        摘要        借方        贷方        余额
月        日        种类        编号                        产品销售收入        加工收入        合计       
9        4        银收        4        销售A产品                30000                30000        30000
        9        转        7        销售A产品                50000                50000        80000
        17        转        19        对外加工                        10000        10000        90000
        24        银付        22        销售退回                -30000                -30000        60000
        31        转        33        结转“本年利润”账户        60000                                0
                                本期发生额及余额        60000        50000        10000        60000        0

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第9例  会计应怎样结账和对账
为了总结某一会计期间的经济活动情况，考核企业运营状况，必须使各种账簿的记录保持完整和正确，以便于编制财务报表。所以，会计必须定期进行结账和对账。
9.1  结账
结账，指按照规定，定期把一定期间内所发生的经济业务登记入账，并将本期发生额和余额结计清楚，以便进一步根据账簿记录编制会计报表。
在结账前，必须将本期内发生的全部经济业务记录在账簿中，既不能提前，也不能将本期经济业务延至下期。
结账时，按照权责发生制原则调整和结转有关账项。比如本期已发生且符合收入确认条件，但尚未收到款项而未入账的产品销售收入或者劳务收入，调整方法是将确认为本期的收入记入“主营业务收入”账户的贷方，将尚未收到的款项记入“应收账款”账户的借方；本期发生因款项尚未支付因而未登记入账的费用，如应计设备维修费、应计借款利息等，调整方法是将确认为本期费用计入“制造费用”、“管理费用”、"财务费用"等账户的借方，同时，将尚未支付但以后支付的款项记入“预提费用”账户的贷方；除此之外，还有计提固定资产、计提坏账准备等其他一些账项。
计算、登记本期发生额和期末余额。在本期全部经济业务登记入账的基础上，应当结算现金日记账、银行存款日记账、总分类帐和明细分类账各账户的本期发生额和期末余额，并结转下期。
结账工作通常是为了总结一定期间的企业运营状况，因此，月、季、年度结束，应当结出每个账户的期末余额，需要结出本期发生额的，应当在摘要栏注明“本月合计”、“本季合计”或“本年合计”字样。年终结账时，为求得各账户借贷方平衡，应将各账户上年结转的借方（或贷方）金额，按照原来相同的方向，填列在全年发生额合计数下一行的借方（或贷方）栏内，并在摘要栏内注明“上年结转”字样，同时将本年余额按相反方向填列在全年发生额合计下一行（借方余额应填列贷方栏），并在摘要栏内注明“结转下年”字样。然后分别借方和贷方加总填列在一行，并在摘要栏内注明“本年合计”字样，在下一年度新建有关会计账簿的第一行金额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏内注明“上年结转”字样。
实例9.1：
下表是一个简易的总分类账，主要是为了演示结账的步骤，在月结时，需要画单红线，季度和年度结账时，画双红线，以方便查看和区分。
表9.1  总分类账
2010年        凭证        摘要        借方        贷方        借或贷        余额
月        日        种类        编号                                       
1        1                        上年结转                        借        3000
1        10                        收入        1000                借        4000
1        20                        办公费用                2000        借        2000
1        31                        收入        1800                借        3800
1        31                        本月合计        2800        2000        借        3800
2        20                                        1500        借        2300
2        22                                        1200        借        1100
2        28        （略）        （略）                500                借        1600
2        28                        本月合计        500        2700        借        1600
3        1                                2000                借        3600
3        18                                        1300        借        2300
3        31                        本月合计        2000        1300        借        2300
3        31                        本季合计        5300        6000        借        2300
                                （略）                               
12        31                        本年累计        16400        15800        借        3600
12        31                        上年结转        3000                       
12        31                        结转下年                3600               
12        31                        本年合计        19400        19400        平        0
年终结账时，总账和日记账应当更换新账，明细账一般也应更换，但有的明细账，使用频率较低，使用次数不多的，如固定资产明细账（卡）等可以连续使用。

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9.2  对账
对账就是对账簿的记录进行核对，是为了保证账簿记录的完整和正确。企业中，应定期对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、往来单位或者个人、有价证券等进行相互核对。
对账工作要仔细，才能如实的反映一个企业的整体经济活动，以利于管理层运用会计信息进行决策。
1.账证核对
账证核对主要是指会计账簿与记账凭证以及所附的原始凭证进行核对，要确保时间、凭证字号、内容、余额一致，记账方向相同。
2.账账核对
账账核对主要是指各种账簿之间的数据进行核对。包括总分类账各账户本期借方发生额合计数与贷方发生额合计数，期末借方余额合计数与贷方余额合计数是否一样；总分类账各账户余额与其所属的明细分类账各账户余额是否一样；现金日记账和银行存款日记账与现金和银行存款总分类账余额是否一样；其他会计资料与相关账簿之间核对，确保一致。
3.账实核对
账实核对主要是指各种财物账面数量与实际存在进行核对。包括现金日记账与现金库存数是否一样；银行存款日记账与银行对账淡是否一样；各种财物明细分类账余额与实存数是否一样；各种应收应付款项明细分类账与债权债务单位或者个人的账目是否一样。