做着底稿开小差--审计工作总结与未来学习工作规划

龙啊龙

由底稿印发的一场思考

       前序：

       从2018年11月11日开始，到2019年2月21日截止，中间出去春节假期等，接近有3个月时间，我都在一家会计师事务所里工作，方向就是苦逼的审计。

       由于之前从未从事过审计工作，加上本科读的是工商管理这么个不知所云的专业，对会计知识缺乏深入的理解，因此走了很多弯路，兜了很多圈子。现在虽然已经离开事务所（至少不发工资了），但报告还没出，所以底稿还是得自己补。

在补底稿的期间，总在回想自己在这段时间究竟做了什么，有哪些收获？又有哪些不足？因此，忙中偷闲，做做总结，写下以下的内容，供自己以后回顾，不足之处，也望大家多交流讨论指正。

正文：

       目前审计的各类底稿，大都是一些程序性的内容，因此，在熟悉底稿中不同项目的填列方法后，仅需要一步步地去做就行了，遇到需要填数的就填数，需要做说明的就做说明（创新在这件事情上似乎宁缺勿滥），同时，在自己做的每一项工作后，都需要留下自己工作内容的痕迹（和我们平常自己做事求结果不同，刚开始思维根本转不过来），来证明事情就真的是如我们在底稿中所阐述和标识的那样。

       在这个过程中，需要注意以下几件事：

1， 需要非常熟悉底稿的内容，知道每个科目需要做的事情内容（例如明细表、函证、抽凭、测算等等），知道每个科目需要的资料哪些项是必须的（例如折旧表、相关制度、凭证拍照、人员名单等等）。

2， 有非常明确的时间计划和安排（例如需要花多少分钟做完哪一个项目），同时，用这样的方式去让自己非常专注地完成一件事。尤其是那些不费脑的工作（审计过程中有很多这样的工作），专心致志与随性散漫一对比，效率上真的是天差地别。

要达到有明确的目标和计划，需要有一定的辅助工具，这个工具可以用来提醒自己还有哪些事情没做，要多久能完成这种简单的信息，用来指引自己要做的事（之前喜欢用txt文档写要做的事情，做完就删掉，但后来发现，在遇到周期比较长的事情时，在txt上想补充各种说明是真的很困难，因此强烈建议做一个excel模板，用来检查各种事项的过程记录与完成情况）。【需设计excel工作记录模板】

3， 对excel的操作非常熟练，能使用快捷键的就绝不用鼠标点击功能键的方式，同时，对于经常要使用到的一些操作，要设置出VBA等方式的快捷方式，例如（1）常用格式的设置（宋体9号，居中左对齐，黑色字体；数字Arral9号，comma格式或者percent格式）。（2）对于工作表的操作，例如前后翻页的快捷键等。（3）操作表头、目录、结论、认定这类的自动填充内容（用于补充审计软件的一些bug，或者是填列复核时间等等）。（4）其他常用操作（可通过实践总结常用操作，或通过在网上搜寻他人设置的常用操作）【需搜寻他人总结的excel功能设计】

4， 拥有成熟的文件管理体系，客户发来的资料，要能非常迅速地将之归类到相应的类别中去，同时采取一定的命名格式，在将来需要上传附件的时候，也能够格式化地将附件上传到平台上去（不然又是一件无脑的重复劳动过程），在需要某样文件的时候，能够通过面板的操作等快速地找到和打开一个文件。（自身痛彻心扉的经历，这次的工作，我在文档整理方面存在巨大纰漏，经常出现“我忘了存哪儿了，你发我一下”的情况，这个问题必须要解决。）【需设计文档管理逻辑（若能设计右键菜单最好）】

除了如何高效的做底稿以外，审计这份职业，要想工作完成得更好，将来提升得更快（毕竟升到现场经理以后就不需要做底稿了，工作就变成了看账、与客户沟通、督促组员做底稿），还应当注意一些其他的情况：

1， 要跳出底稿做分析，跳出凭证看实质。

目前基础审计人员的最耗费精力和时间的工作就是翻凭证和做底稿。当然，并非说这两项工作没价值，相反，我认为这两项工作对审计的意义十分重大。就做底稿这件事而言，若审计人员能按照底稿每个空的要求填下去，那么他就能够对审计过程中简单的异常项有所了解（例如固定资产增长而产量没怎么增长、关联交易占比很大等等），对业务内容有一定的了解（通过控制测试的相关流程）。底稿的价值对于审计人员而言，既是工作和思路的指引，也是工作的记录，填完一份底稿就变成一份支撑审计结论的证据；再说翻凭证，这是可以让审计人员最直接和充分地获得一项业务的实质和保证的方式，直接、干练，这是实际检验制度是否执行到位、账务处理是否规范的最直接证明（例如审批是否完善？业务实质是否如摘要描述？有没有附加事项？都必须通过翻凭证看附件才能达到目的）。

但同时，最耗费精力的也是这两项工作，还容易产生反感的情绪。主要阻碍如下：其一，若是对底稿内容不熟悉，经常出现不知道底稿中要的数据从哪里获得，也不知道获得了这样的数据有什么意义，心中十分煎熬。同时，底稿中经常出现各种前后底稿内容重复性内容还需要再次操作，若不熟悉底稿，就又得重新做一次，做底稿的效率就非常低了。因此，如前文所述，熟悉底稿设计逻辑是非常重要的一步工作！ 其二，有些底稿的设计是非常不合理的，例如函证信息的收集与统计前后几张sheet，内容重复性太高，而实际有没有多大作用，属于非常浪费时间的底稿（据说存货科目这样的重复性更高），这个时候就会陷入无聊的复制粘贴之中，效率低，心情差，最后身心俱疲。解决这个问题的方法没有太多，要做的就是沉下心来，以一种麻木的状态去做，同时熟悉前后哪些要填的内容是一样的，提前准备好一张新的sheet做过渡，该保留的过程数据就保留下来（例如固定资产测算中发现有几项资产差了整月的折旧，在测算过程中将其标出了，该张测算过程的表就应当留存）。  其三，很多时候，我们成了为了做底稿而做底稿，陷入了底稿的陷阱中，出现“只见树木不见森林”的情况。这源于我们总是着重与眼下底稿中的数据从哪里获得，总是想着哪个空该怎样填，而忘记了从更有逻辑的、更宏观的、更线条性地去看待事物的本身。因此，我们在做底稿的时候，经常要从底稿中跳出来，站在一定的高度上，去审视自己目前所做的工作，明白自己做的这一步意义是什么，前后有没有相勾稽或关联的事项，有没有可能在某个环节还存在纰漏或控制不严的情况。同时，要保持批判意识，经常批判自己做底稿方式有没有不足，批判底稿的设计是否能达到保证程度等等。

审计过程中，翻阅凭证肯定是不可少的，但这件事情的时间总是消耗在“找到凭证”的过程中，尤其是稍大点的公司，凭证数量众多，我们要找一笔凭证的时候，是先从月份开始检索，再到账簿，最后到凭证号，路径十分长，效率极其低下。（为解决这个问题，有些事务所，在审计期间招很多实习生，专门来做翻凭证的事，以提高正式审计人员的工作效率和工作价值感）有些时候，看了凭证还需要拍凭证，这也是比较费时间和耗体力的事，拍完还涉及到给凭证编号的事情，是非常麻烦的，需要双手操作凭证和手机，还要保证拍的清晰，拍的全面……emmmm……。我之前采用的流程是，先翻凭证，翻完之后也不急着拍，没有问题的直接就给放回去了（这里其实可以把预计要拍的凭证加一张便签纸），有问题的就记录下来，做进一步的分析。到了最后，集中一段时间拍凭证，把需要拍的凭证做一个汇总，按时间排序再去除重复，然后一遛儿给拍过去。从效率上来说，可能会高一点点，但从心情上和身体上来说，这样的流程就会比较愉快，因为我在做一件的时候是统一的，没有太大的节奏上的变化（对思维的频繁转换我不大习惯，更习惯流水线式的分工式工作）。再加上统一拍凭证可以使用一定的辅助设备（拍照支架），可以减轻审计人员的身体负荷，同时无脑地拍凭证，还可以听听音乐放松。要解决翻阅凭证这个问题，似乎有难度（除非凭证都是电子档，可以和分录进行关联，点一下就可以看），当下会计档案保存的方式就是纸质的会计账簿的形式，该翻的凭证还是要翻，该拍的凭证还是要拍……（在此，非常期待电子化凭证存档的到来，虽然估计还要个5678年吧T.T，国网的一些公司和联通听说在试用这个东西，SAP各业务系统的关联数据也能做到部分电子凭证不用打印保存，但要想普及，还是有难度）

上一段说了很多翻凭证和看凭证的东西，其实并没有涉及到“跳出凭证看实质”的思想。下面来说一下。

在审计过程中，我们最习惯的流程是：拿到一家企业的凭证序时簿，然后就开始从某一个科目看，看一下常规的业务内容，看一下账务处理有没有问题，然后就抽一些凭证（不论是随机抽取、大额抽取还是抽取异常项等），然后就开始翻凭证，然后看看签字审批是否完整了，看看付款时间和签字时间有没有不合逻辑的（虽然很多人签字从不签日期），看看附件中资料是否支撑账务表示的业务实质，测算一下看看有没有算对等等。但实际上，这样的模式又容易陷入“只见树木不见森林”，当我们陷入重复性忙碌的时候，就很容易忘记我们的目的是什么。因此，我们在看账和抽凭的时候，一定要去思考被审计单位的业务逻辑性，要去想象他们在某一笔业务发生的时候企业内都发生了什么，这样，才能把企业的各个部门、各项资产、各个组织职能等联系起来，才能在脑海中形成一个对企业的整体认识，在将来某个环节出现问题的时候，才能在其他环节中去寻找具有逻辑性的材料和证据。（其实，我认为，在进入一家单位时，首先就应该用一定的模型去建立对这家单位的认识，明白企业的风险项可能在哪里，然后再说看账的事，可能是因为我工作的这家事务所时间压得很紧，所以了解企业业务实质、分析风险项都是由项目leader去做，其他审计员的工作就是做底稿和拍附件）。

2， 快速地形成对企业整体的认识是第一要义。

之前在还没有了解和进入这个行业之前，总有一种想法：我要尽快进入到实际工作中去，只有通过实践才能稳步、快速地提升自身的专业能力。因此，在少量（近乎没有）准备的情况下，进入了事务所进行企业的年报审计工作，然后就是为期3个月的虐菜之旅。

三个月的时间如白驹过隙一般，在项目上的时候，感觉每天都在忙，而且是从早忙到晚的那种，但是奇怪的是，我居然也不知道自己在忙什么！！更甚者，基本不知道自己还应当做些什么！！不知道要做的这些对将来的工作有什么影响！！！而到了年报审计末期，要开始归底稿的时候，事情就多起来了，首先出现的问题就是：底稿上的空是不是都填完了？该附在后面的附件是不是都拍过了？附注上的数字是否都能明确地记得变化过程中发生的事项？（例如调整事项、“其他类”、明细事项、数据来源等等）而我发现，几乎每一个问题，我都需要去查阅一番底稿和以前的文档记录，才能给出一个回答。反观其他做的好的同事，总是能清晰地记得当时发生过什么，最后怎么处理的……

这种情况引发了我的疑惑，他们究竟是怎么记住那些东西的？

经过反复的思考以及与他人的讨论，我最终给自己下的结论是：我对企业业务实质和账务处理模式还没有形成一套整体的认识方式。

只有具有一套整体的认识模式后，我们在遇到一种情况时，才能迅速地将其安放在模型的某个位置，而模型中的各个位置之间是有很多内在的和外在的联系的（既有理论中的联系，也有实务中的联系），通过这种联系，我们是可以很快确认和验证一件事情的来龙去脉的，这也就是那些能快速反应的同事和我之间的主要区别。

由于来之前准备得不够充分，财务会计基础知识薄弱，审计流程和理论知识欠缺，会计实务经验更是匮乏，真实的企业经营流程和模式的认识非常不清晰，导致了我在起跑线上就落下了一大截。加上在项目中，看着大家都很忙，自己也盲目地跟着“瞎忙”，未能及时归纳和总结我所做的工作经验，最后，即使是做了多个项目（整个年报期间累计做了8家企业，共12个会计主体），也依然没有对这部分工作产生强烈的“通透感”和“掌控感”。

因此，对我而言，当下最重要的事，就是建立整个财务会计知识体系，建立企业运作和控制的认识体系。具体而言如下：     （1）深入熟悉企业财务会计的工作内容，细化到不同的时间节点，会计都要做些什么，怎样去做。（例如每月报税，税务会计的税务计算方式和要操作的表格或软件；再如成本会计在计算各项产品成本的时候，如何进行人工折旧原料能源等费用在在产品产成品中的分配，依据是什么，不同分配方式的适用情况如何） （2）深入学习财务软件的使用方法、财务软件的模块结构、财务软件自身的架构与开发。这部分可以通过学习相关的书籍，分析各模块结构的使用方法和逻辑关系，并自行总结成册。其二，通过账务模拟的方式，使用财务软件进行账务处理，至少要模拟一个年度的财务账务处理，涉及凭证不少于300笔。（这部分内容可以和第1点中的内容结合起来进行）。      （3）加强对企业业务流程图、业务泳道图、组织架构模型图、单据传递流程图的学习和制作。参考相关书籍《管理信息系统》，进行相关流程的绘制。若有条件，向企业询问是否有相关的文件。最后需要达到以下成果要求：①能够根据企业的业务描述，快速制作出业务流程图与业务泳道图；②能够根据企业业务实质，画出企业组织架构并对部门或职位承担的职责清楚表述；③能够根据企业业务实质，画出业务单据流程图，并结合单据中的控制点，结合审计流程，描述出审计方法和审计目标【这里可能涉及到一个保证程度的模型总结，可以进行一定程度的挖掘】。 （4）学习CPA教材中的每一个科目，对科目要有足够深入的认识，能够建立一种模型【科目相关关系模型】，能够帮助自己非常清楚地知道业务发生了哪些情况（对企业业务情况进行细致地划分，罗列所有可能影响账务处理的事件），就应该进行何种账务处理模式（对账务处理的前因进行细致划分），这来源于会计理论中的哪条思想或规定（这点非常重要，可采用超链的形式进行整理和归档）【将业务内容、账务处理模式、依据支撑做关联模型】。

3， 掌握计算机技术永远应该排在日程上。

在学习会计理论和实务、学习账务处理、学习审计理论和实务、学习企业控制的过程中，一定不能忘记对计算机技术的学习和实践。”会计逐渐被取代”已经是板上钉钉的事了，这来源于计算机软件对会计工作的优化和支持。会计本身就是一门与“信息”相关工作，所做的内容就是收集和整理信息，通过一套特定的规则（会计准则）对数据进行分类，而这也正是计算机所擅长的事情（规则+数据），可以预估的是，未来5年左右，计算机系统将进一步降低会计人员的工作强度，同时也就更进一步地取代会计人员。与此同时，与会计具有唇齿相依关系的审计工作，也被计算机系统一步步融入。一方面是计算机软件在审计工作领域的应用，例如各类审计软件和工具，另一方面是企业对计算机系统的依赖越来越大，审计要想获得一定的保证程度，对计算机系统的审计也一定是必不可少的（专业的由IT审计做，简单的系统普通审计人员也得做）。

目前的审计软件数量众多（大致10种），用友、中普、鼎信诺等都比较成型。主要的作用其实有4个，看账、抽凭、简单分析工具、提交底稿和附件。这些都能在一定程度上提高审计人员的工作效率。

当然，这些软件并非已经非常成熟，恰恰相反，这些软件都还非常不成熟，仅仅是拥有了一些架子，能够使用而已。我了解到很久以前（大约06年），审计软件就开始出现在审计界，例如其中比较出名的“京都底稿宏”，是通过excel编写相关宏程序，在excel中运行的，其实就已经能够达到看账、抽凭、简单分析工具了，而提交底稿和附件，是通过发送文件包实现，也没什么不方便的。而当下这些审计软件，只是把之前在excel中实现的功能转移到了单独编写的程序中，换汤没换药。当然这样也有他的好处，那就是提高了数据的检索和处理速度（采用SQL server类似的数据库做数据存储和检索），这也是将来数据处理的必然要求。审计软件的发展还有非常大的空间，例如更加准确地分析异常项（科目逻辑关系、数值比对、业务系统数据分析等等），同时目前的这种底稿形式一直没有固定，但是不意味着相关的数据不固定，可以通过设计一些稽核数据，对数据的准确性进行验证，这是目前非常大的缺陷（稽核的无效导致上一年底稿的可用性变差）。再者，连续审计的价值没有通过审计软件体现出来，这主要来源于文件管理和知识管理模块的缺失，没有一套比较有效的文档模板，很多文件等每年都要向被审计单位索要，当被审计单位财务人员问起为何去年给了的今年还要？总是很难让别人不对审计内部沟通的效率产生怀疑。

说了一堆没用的，其实只是想说明，当计算机融入这个行业的时候，财务审计人员也必须要有相关的知识，才能达到知己知彼的状态，否则连饭碗是怎么丢的都不知道。

还是说点实际的，要学习的内容，（1）数据库，包括mysql、ms access，这是要进行深度学习的东西，数据库的管理和数据表的设计是将来财务技术的重点，因此，掌握数据库的操作和维护是比不可少的课程。（2）VB，这是跟office高度融合的一门语言，可以设计各种面板，也可以打包各种类型的文件，例如dll等，这在以excel和word为生的财会行业，将会发挥很大的作用。（3）php和JavaScript，这两项技术是用来进行网页设计的，目前的财会软件有两个分化，B/S和C/S，前者就是基于浏览器的，将服务器设置在云端，终端只需要有浏览器就能够实现操作，因此，对网页设计语言不得不重视。

       以上，是关于这段时间审计工作的总结，以及关于后一段时间学习和工作方向的思考，希望能够时常回来阅读一下这篇文章，让自己更清楚地记得自己要做的事情。

       远方很美好，但只能通过脚下的路抵达。

龙啊龙

2019-2-26

于北京

       后记：

       目前传统的审计业务在走下坡路，国家整体经济形势下行承压，加上审计工作愈发程式化，以及财经类专业的无脑火热，导致整个财会行业的收入都在降低，会计民工和审计民工虽说是“坐办公室的”，但收入和福利待遇等各方面表现不尽人意。审计人员时常把“做完年报就离职”挂在嘴边（实际上也是这样），待在事务所的目的只要一个——通过多接触不同类型企业的账务，提升自身财会水平，过个两三年就跳到一家客户单位什么的去做财务，好点的做个财务主管什么的。

       在这样的环境下，我还是选择了走财会这条路线，可能也是有点儿无脑的决定吧（其实是除了这个行业自己还有点儿谱谱，其他的职业，自己都是零基础啊！！！）。计划是，今年十月份考一次CPA，争取过《会计》《审计》《税法》三门。十月考完试之后，在北京找一家事务所，做19年的年报审计，然后边工作边备考，争取明年10月把剩下的科目通过。

       这段时间的学习也需要有一些记录，记录我在学习过程中的规划、思考、总结、其他成果等等，这也是我在论坛开这个号的一个原因。

       最后，用一句话结束这篇文章吧：

       既然选择了远方，便只顾风雨兼程。

凉风伊人

加油 审记君