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发表于 2011-4-21 20:03:17
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整理了一些关于EXCEL的技巧以供大家参考。
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1?“姓名”问题? ~+ T5 R2 n% ]
开学后，在按年级整理各班以电子形式上报的Excel学生花名册时，我发现其存在一些问题，班主任报来的学生姓名用字中有空格，而且空格的位置不确定，空格的数量也不确定，这使姓名这列数据很不整齐、不协调。若要一个一个地进行调整，那可费时费力了。怎样才能解决 “姓名”问题呢？?步骤一：删除姓名中的空格。选中姓名所在的A列，执行“编辑→替换”命令，在“查找内容”栏中输入一个空格，在“替换为”栏中不填任何内容，单击“全部替换”命令，确定退出后即可。?步骤二：让姓名左右对齐。
1 e6 v& L& n5 `# w学生的姓名用字，有的是三个汉字，有的是两个汉字，打印出来很不美观，要使学生姓名用字是两个字的与三个字的左右对齐,可以按照下面的操作：?选中我们已经删除完空格的姓名单元格，单击“格式→单元格”在打开的“单元格格式”对话框中的水平对齐方式中选择“分散对齐”选项，确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。? / T0 k. I; V, O- |5 Y
经过上述方法的处理，学生的姓名变得美观多了。?
, ~4 Y$ V% T- s: u, r2?“小数”问题? 2 s1 v% L5 w9 j0 _
在工作中笔者要经常录入大批保留三位小数的数据表，数据范围为0.001～100.000，由于大部分数据集中0.001～0.010之间，这样输入一个数据就需要击键5次，录入速度比较慢。能不能提高输入速度呢？经过研究，笔者发现通过对数据格式进行重新定义可大大提高录入效率，如输入“0.001”只需输入“1”即可，下面是具体的实现方法和步骤：①选定需要输入数据的单元格；②在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡；③选中“自动设置小数点”复选框；④在“位数”框中，输入小数位数，本例中输入“3”；⑤单击“确定”按钮，开始输入数据。?
x0 O; n% `9 i编辑提示：“位数”框中可输入正数，也可以输入负数。例如，如果在“位数”框中输入“3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为“0．001”。如果在“位数”框中输入“－3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为“1000”；在选择“自动设置小数点”选项之前输入的数字不受小数位数的影响。?
- Y- U; `0 Y/ f3?“工作表”问题? + x& W0 L% g2 |$ S" G4 |
为了防止别人无意改动表格的内容
& r6 ]' S, t/ x, \% S" }(尤其是一些计算公式),我们必须把这些单元格设成“只读”。
x" c9 r4 B- N/ L2 q2 S6 P把不需要保护的的单元格选定，单击右键,设置单元格,将保护标签中的锁定复选框清除，然后对该工作表设置保护。此时，锁定的单元格是只读的，刚才已被清除锁定复选框的单元则可以正常输入。当然,如果你连某些单元的内容也不想别人看到,在确定这些单元保护标签中的锁定复选框是选中的情况下,再选择隐藏即可,这样将不显示这些单元其中的内容。但是你必须对工作表或工作簿实施保护后,你的保护和隐藏才有效。要保护工作表,可按以下选择: ［工具］→［保护］→［保护工作表］→选择密码，重复输入相同密码，这样，以后要进入这个工作表，只要输入密码即可。?2 R2 j3 q; u* Q X3 D
4?“数据”问题?
' T6 t8 b; `7 J. X1.4在应用Excel某些单元格中需要输入固定格式的数据时，怎么办呢？我们利用“数据有效性”做成一个下拉列表，即可进行选择性输入。 , y! e6 Q/ _$ R3 M. p5 Z3 k+ h
选中需要建立下拉列表的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”一栏下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“序列”选项，然后在下面“来源”方框中输入序列的各元素（如“董事长，总经理，副总经理，销售主管，其他职位”等），按确定返回。?
) P! K3 W( T0 f# s" L' `选中上述区域中某个单元格，在其右侧出现一个下拉按钮，点击此按钮，在随后出现的下拉列表中，选择相应的元素（如“副总经理”），即可将该元素输入到相应的单元格中。?
0 h5 @* X! f# d5 ^* y+ C1 E; M5?“四舍五入”问题? 5 P1 R8 i1 J3 p6 W
对一个单元格中的数据（利用函数计算得出的）在它本身所在的单元格内进行四舍五入。?//* 假设B1单元格内容为：=if(A1$#@62;5,6234*.05) *//?
6 v2 n0 `- A8 ]方法一：如果B1单元此后不再加入其他运算，只要右键单击B1→设置单元格格式→小数位数调整到2位；或者单击B1，选择快捷菜单上的“千分格式”，再选择快捷菜单上的“退一位小数位”即可。?方法二：如果B1单元此后还要再加入其他运算，只要在B1单元，将原有内容加入ROUND函数即可：=round(if(A1$#@62;5,6234*.05),2)?
3 M' A1 {! P0 }* ~! d2 Q0 f' I其中，最后一位数“2”代表你想要数据参与计算的结果截止到小数点后两位，如果想要三位，直接改成“3”即可。?以上第一种方法只能达到显示上的四舍五入，当数据再次参与计算时，将不会以四舍五入后的数值参与。第二种方法，当数据再次参与计算时，将以四舍五入后的数值（即其显示在单元格中的数据）参与计算。? - ~: ?! ?7 M0 u: V; A; a
6?“金额”问题?将键入的阿拉伯数字自动转换成人民币大写金额。在使用EXCEL过程中，在制作财务凭证时经常需要将数字表示为大写的数字金额，可用设置单元格格式的方法来实现：①首先鼠标右键单击需要用大写金额显示的单元格。②(*假设此单元格金额为133.20元*) →设置单元格格式→数字→自定义→在类型框中输入［DBNum2］0“百”0“拾”0“元”0“角”“整”即可将选中的单元格中的数字显示为大写金额：（壹百叁拾叁元贰角整）。?
0 b5 g" a9 b: f) H(*假设此单元格金额为1132.15元*)→设置单元格格式→数字→自定义→在类型框中输入［DBNum2］0“千”0“百”0“拾”0“元”0“角”0“分”“整” 即可将选中的单元格中的数字显示为大写金额：（壹千壹百叁拾贰元壹角伍分整）。? * I# H( R5 b0 }2 _1 W+ j) m7 V
7?“成绩”问题?统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”，输入60以上的分数时，显示为“及格”。这样的效果，不妨称之为“条件显示”，用IF函数可以实现。假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级：?=if(b3<=60,“不及格”，“及格”) 分“不及格”和“及格”两个等级?=if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“优秀”)) 分三个等级?=if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“优秀”)))分为四个等级?注意：符号为半角，IF与括弧之间不能有空格，而且最多嵌套7层。?
9 W- r& K$ R! j, J8?“测试值”问题? + \# k; F( n( C6 f8 [; p! r
有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按Enter键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。此时，你肯定会通过选择“工具”\“选项”\“编辑”，取消“按Enter键移动活动单元格标识框”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多测试值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用两次选定单元格方法就显得灵活、方便：?
- u; T V' J$ m+ S5 I; g! Y2 p t单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）。?* T0 _0 d# \( V2 J x) S
9?“数据保护”问题?怎样保护表格中的数据? : R% j0 q% k/ ~1 B* P
假设要实现在合计项和小计项不能输入数据，由公式自动计算。? 6 \, D# {# b: @2 n
首先，输入文字及数字，在合计项F4至F7单元格中依次输入公式：=SUM (B4∶E4)、=SUM(B5∶E5)、=SUM(B6∶E6)、=SUM(B7∶E7)，在小计项B8至F8单元格中依次输入公式：=SUM(B4∶B7)、=SUM(C4∶C7)、=SUM(D4∶D7)、=SUM(E4∶E7)、=SUM(F4∶F7)。在默认情况下，整个表格的单元格都是锁定的，但是，由于工作表没有被保护，因此锁定不起作用。?
P* I4 s7 |( U选取单元格A1∶F8，点击“格式→单元格”选单，选择“保护”选项，消除锁定复选框前的对勾，单击确定。然后，再选取单元格F4∶F7和B8∶F8，点击“格式→单元格”选单，选择“保护”选项，使锁定复选框选中，单击确定，这样，就把这些单元格锁定了。接着，点击“工具→保护→保护工作表”选单，这时，会要求你输入密码，输入两次相同的密码后，点击确定，工作表就被保护起来了，单元格的锁定也就生效了。今后，可以放心地输入数据而不必担心破坏公式。如果要修改公式，则点击“工具→保护→撤消保护工作表”选单，这时，会要求你输入密码，输入正确的密码后，就可任意修改公式了。? 2 Y2 ^, K3 q5 h5 W2 u3 p; c1 M
10?破解“保护”的决窍? $ e' f7 g) A- ?& I+ _
如果你想使用一个保护了的工作表，但又不知道其口令，有办法吗？有。选定工作表，选择“编辑”\“复制”、“粘贴”，将其拷贝到一个新的工作簿中（注意：一定要新工作簿），即可超越工作表保护。?
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3 u+ }# l8 @' [, n: ^+ }5 [$ JEXCEL是大家十分常用的文字处理工具，希望笔者写的一些技巧能够为大家提供帮助。
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楼主: 我想学
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