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中小私企之:内部控制

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[LV.9]一代宗师

发表于 2018-6-7 14:58:27 | 显示全部楼层 |阅读模式

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中小私企之:内部控制



       内部控制对我们做中小私企的会计同行而言,有很多想说说不出的痛。找不到方向,哪里痛医哪里。往往好了这里,那里就会出问题。有时候也有牵一发而动全身的难堪。内部控制的重要性不言而喻。下文就我个人对中小私企的内部控制做一个思路分享,仅供大家参考。首先我们要了解的是,内部控制目标包括:企业资产安全、符合法律法规要求、实现组织目标、保障财务数据报告的真实可靠性、确保营运效率
以下就中小私企的内部控制策略,案例做一些分享。


第一:了解中小私企的内部控制环境。
1、了解清楚老板对内部控制的态度,和底线。有些老板,觉得内部控制没必要,大家做事象羊吃草一样,吃完自觉就行。这种情况下,老板的心态和行为会传递给员工。员工就不会认真遵守制度。一般老板没心思做基本的内控,建议会计在保障自身安全的情况下,建议事事都要老板签字即可。老板嫌签字烦躁,就定期做个汇总列表,后附原始凭单,给他签。老板还不签,就做一个告知送达,注明:视同默认。


2、管理人员的态度。这里的管理人员,是既包括总经理,副总,部门经理等,也要深入到执行层面的关键的操作者。我以前在办事的时候,往往忽略了关键操作执行的人,结果老往上去讲规则,定制度,下面执行起来就会懈怠,就会抵触。比如,要处理出纳账务的及时性准确性,就要求出纳作出相应的调整,这个时候了解当事人的对内部控制改革的态度是很重要的。在改革前,要充分与想做事,愿意做事的人做好沟通,拉他们进来,参与,出主意。虽然主意未必采纳,但是一旦他们参与进来,改革者就不孤单。会计工作就容易展开。


3、了解当事人的困难。做好解决预案。排除后顾之忧。这是了解内部控制环境中最最关键的环节之一。有些困难是消灭不了的,但是可以淡化,也可以转移。可以灵活的做一些调整处置。必要时,自己也要参与进来,解决实际困难。


第二:磨刀不误砍柴工准备工作要做好
1、内部控制也是一种生态。而能串联这个生态的就是会计/信息系统。会计/信息系统通过数据报告,来印证控制的效果。我上面的某位老总,推卸责任给我的时候,就总说:与钱有关的都找XX,我们学习会计第一章就学过,会计用货币来计量企业的经济业务活动。按该总的说法,那我就要对所有经济活动做出决策和处置了。这也从一个侧面说明,我们在企业里面,会计信息是纵贯前后左右的。


2、这里的会计系统不一定非要信息化,只要能形成闭合数据验证就可以。而且这种数据链要短促和及时。比如,库存商品明细账与仓库出货数据的日核对,基本进销存的数据验证。


3、会编制基本的流程图。有一些文字功底。不要想的出,讲不出,讲得出,写不出。


4、既要讲究原则,又要注意灵活性。中小私企里面,原则重要,灵活性更加重要。制度文件,流程在执行的时候,特例的解决要明确好负责人。


5、注重成本效益。任何管理上的改革进取势必会带来成本的变化。短期成本的增加,企业老板是否能承受。很多时候都要加岗位,加控制,加手续。


6、站在财务顶端去设计流程接口。而不仅仅是为了核算数据。


第三:应用举例(控制内容/程序)
案例:我见过中小私企,业务员,跟单员会直接收取客户现金,或者将客户货款先收到自己的银行账户后再转给公司。
风险:业务员跟单员可能会虚报单价赚取差价、这会使得客户与公司的关系淡漠客户跟着 业务跑、业务吞没货款等
措施:
a、将订单、出货单、函件等与客户报价有关的单证上,要列出公司账户资料。注明不接受代收等其他行为。(预防性)
b、岗位职责上不要假手于业务收取货款。(预防性)
c、在业务岗位职责上明确强调禁止收取货款,代收货款。(预防性)
d、会计与客户核对应收账款的时候,尽量用比较规范的格式,明确收付款期限(检测性)
e、偶尔找个索要客户付款凭据(补充控制)


案例:很多中小私企在付款的时候,原单+进仓单做的付款申请,老板签字即付。
风险:老板的签字没有效果依据,造成不信任感。原单能不能造假?重复?
措施:
a、收付款流程的严格规定。我一直强调,宽进严出。只有严把资金流出关口,才能基本保障公司财务安全。所以对付款的审查,必须有供应商对账单,如果是连续经营行为,要在对账单上注明截止到XX年XXX月XX月欠款数。很多中小私企会计,喜欢一单一单来,本来没错。但是在信息流程不规范的时候,今天给你来一张漏单,明天给你一张2个月前收货的。你敢相信?
b、提供连续的帐套数据给老板。
c、原材料、库存商品的采购付款,应与仓管核对进销存数。明确收货实质。避免出现数量调整,存在质量问题,等待退货等误差。


案例:我见过最奇葩的私企发货,居然是任何一个人在白板上写上发货数量,目的地,然后装车工就会装车,也不去管谁写的。结果货发了,没单。会计应收都无法登记,事后也没人查证。
风险:多发货,少记账,发了货,未记账,未收款,直接造成发货损失。内部人员容易出现虚构交易行为,倒卖货物等。
措施:
a、有必要的交易授权流程。起码在货物出门前要交清单和放行条至门卫处,会计第二天取回对单查证。
b、岗位职责分离。发货需求、发货执行人、事后验证核对,专人负责制。规定重要单据只能专人负责。停电等临时突发情况的处置,开单人员安排等。
c、会计应当定期将库存商品明细账与负责发货的或者管仓库的人员进行核对。


案例:有家企业,仓库管理员见货就收,公司采购是老板弟弟。最后有一次来了一卡车旧棉被,仓管也是二话不说,呼啦啦收货卸货。结果莫名其妙,送错了。
风险:既然有没来由的收货,会不会有没来由的发货。一旦收货,后面处置起来,保管责任、退货责任等等
措施:
a、仓库收货必须依据采购数据执行(没采购订单)。起码打个电话。进仓单开具后采购要在负责人处签字。
b、会计事后入账应设置核准入账手续。在中小私企混乱的情况下,要么是老板负责制,要么是老板娘负责制。所以定期将应付账科目余额提供给老板十分必要。重点提示本期新增入库的数量金额供应商名。
c、执行严格的付款对账程序。

案例:企业制度中规定,违规行为动不动就是罚款多少。
风险:企业哪里来的罚款权力?这是违反劳动法和有关法律的。
措施:
a、调整薪酬结构,基本工资+工龄工资+绩效工资+奖金,基本工资一般为当地区最低工资标准。
b、制订绩效考核方案,明确绩效工资的取得标准等。

第四:要及时进行评估调整
中小私企的情况,动不动就产生了变化,会计坐在办公室里不了解前线的具体情况。为了结果而结果的制度和通知,是行不通的。发现行不通就要去检查为什么。然后做出修改。重新公布。

第五:选择合适的人员做突破口
很多时候,你无力下手的重要原因就是,找不到上下家陪你一起玩这个控制。结果所有的文件都是空话套话。所以选准执行人,事先沟通。加强交流,取得共鸣就很重要。
首先是宏观层面上,这个人愿意不愿意改革。是明确拒绝,还是同意慢慢来。拒绝的有没有说服空间,慢慢来的会不会反悔。
其次选定的人员在工作技能上,操作上存在不存在困难,有些人写自己的名字都歪歪扭扭,从来不懂电脑为何物的,你叫她操作电脑?
再次就是对内部控制的目标认同感。

第六:数据实证
搞笑的是,每每到了这个时候,会计们反而最无奈。比如你要控制下领料。然后说一大堆执行领料开单手续会给财务核算带来如何如何好处。拿不出让人信服的数据来支持自己的论点。我这里简单的说几条,仅供参考
1、你做一个标准领料的数据模拟,如果做了控制领料数据及时了,能定量采购,因此节省资金占用。
2、站在使用部门的角度,谈加深管理带来的效益。比如精准领用会带来,制造方面的提升,用料更加节省,成本自然降低。用历史数据的合格率产出对比来做一个解说。



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