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签到天数: 715 天

[LV.9]一代宗师

发表于 2018-2-8 16:29:42 | 显示全部楼层 |阅读模式

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一、优化流程+ X) i9 o) z* n+ a; H) V( K! z

$ l( W6 x) i+ o8 o9 E4 x' _1 M1.先记帐、后付款(先单后款)& R0 x# G$ O# W" f8 M  w

' f# f$ f0 ]! g" @" I' F" o所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果,即在款项支付之前必须先填制好记账凭证;而不是按传统方法——付款后再做凭证。其好处有:, D" I: H5 f2 T, ~0 `2 b, m6 [. Y9 |
3 R- e& F9 W/ @' W  @4 L2 T
a)账务与业务同步。打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况;且下游等待上游,督促上游环节加快步伐,使上游无法在将来处理业务,只能现在完成,这是对人性弱点的直接消除。
4 }  O4 N3 `5 d- r6 \
  L% I6 i/ x0 d& g# cb)提前发现异常。账务处理过程可以发现业务处理的不当之处。比如支付应账款,超付时多数财务软件均有红字提示。尽早发现,尽早处理,避免资金损失或搭上超多追讨时间。4 g2 c6 A2 O! g( q% X

7 I4 x3 G8 l" [+ P- c( C7 dc)互相监督。有上进心的出纳能发现记账凭证的错误。出纳登记的资金日记账可以及时与账务系统的资金日记账核对,将错误消除在初始阶段。8 _+ I# X- D9 M5 H

* h# E  V/ C/ N) F- G6 T. dd)零活运用。先单后付并不强求100%业务均如此,对于紧急异常业务适当零活。但账务处理时间不应超过第2日资金日报的报出时间。+ r) i! B2 u* H) p8 F0 U
5 ]9 Q, L3 a5 Y0 {# J3 x3 R
e)做好衔接。出纳和会计要及时、多次互传凭证、单据,互相理解。1 N- ~7 b0 _0 r3 i; O8 q
( E2 r* N- k4 o
f)坚持应用。即使在月末结帐时,仍须先单后款,保证日清。* G9 X) f$ e, o% B1 t5 j9 _" Y

  W3 v+ D5 R8 ^0 |$ M多数企业资金收付业务占总凭证量的比例在50%左右,先单后款可以极大提高工作效率。
7 S; V( e' ?1 S2 G2 d8 `" B4 z8 D; A5 q
2.分散工作3 O  o8 ]5 H6 a, z1 W* l+ j; X

# M! k. A3 \( x4 ?将月末工作分散,提前到月初月中,不在月末突击、集中,最终会减少甚至不在月末加班。( f" T& e0 v! E8 z  E
4 f8 q7 @) n& P8 j% w2 \0 X
a)趁热打铁。在本月报表出具后,立即填制下月报表的上期及期初数。1 _7 ^, z( x8 Z4 ]' a/ s6 M
  \0 U" y" k' K, h  z
b)提前填制摊销、预提凭证。
1 \5 E: m3 |; ~% [6 x, e
9 X: i. E" p0 N( L3.分割和整合
7 k! L" E# g% K( F) K2 w# M8 i8 \3 y6 p
将原来的整体工作分成小块,原来小块的工作整合在一起完成。
8 ?0 w( M' F, f
6 D; v: K# S+ V5 ba)小变大。综合考虑,设置固定的办理期间,减少因经办人外出而带来的不必要等待。如报销时间的规定。如果业务较少,就应每周集中一天报销,减少日常现金存量,避免安全问题。如果业务较多就应每日定时报销。
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b)大变小。把原来一月处理一次事宜,改成每周处理一次。比如出库单生成记账凭证,如果每周处理,月末只剩一周业务,业务量自然就小,即使出错,也容易查找原因。这样的改变,总体业务量可能增加,但可取之于减少月末工作量。
) }" k/ _: _' s3 ^" Q2 l
  K1 |4 K2 ~: J9 H9 Z% G) _5 R7 g4.倒推、挤压
4 H1 {5 @6 s- R, S; V$ m' i( Z0 O6 [& H
以出报表的时间,减去经压缩的财务处理时间(通过提高效率),倒规并规定业务部门提供财务核算基础资料的时间。
# S0 L. Q6 e, R+ C3 W" a: ^
' I$ c9 G4 s/ r  l7 I% M应向其他部门普及财务工作是经营业务的归纳这个观点,否则一半以上的非财务人员会认为:财务只是算工资或发工资的。普及后就可以要求业务部门配合按时、准确的提供原始数据。
/ x" K* S8 t% n) `5 J5 {$ D3 x, b
2 ~9 r5 R' Y6 P3 p5.合理规划3 w8 ]9 W) H9 }* D% x/ f' e

5 `& ^# E6 g0 Y& y合理规划财务部整体与个人工作,区分出不同的紧急、重要级别,自行安排。此处涉及时间四象限法的运用。补充如下:
; @2 R) |; J  T. I; P- v7 i9 l3 I( ]
2 r4 Q" C% M/ A' U. N( F时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:) A. P; V$ m; s& V3 b; k) h

* y, Q, t' `8 B: {: Q+ Y! j# r1)既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)
% r0 u4 ?/ {' T0 T# @. X7 @& ?
/ I. {- t; [- f# ^; ]* v2)重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)
) d- y# t* ^0 O% R/ p9 h8 w7 M6 A- O: k7 }3 G4 G+ U& d
3)紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)
8 d' A# T" F# p+ a8 R/ u: Y" U
% C& E9 M8 O( L9 ~! A# S, G* \4)既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)( x& F+ i' @6 S4 T3 l9 A

1 v& N& d$ J5 b处理顺序为:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。
7 f$ X! }' u' M" B2 R4 M
7 T- _& _. |2 \! k3 W“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。
' j, Q& K2 F+ o4 [- l! [
* ^- H4 f& Y0 k$ `  r上述是传统的四象限法解法,下述是经修正及个人理解:
3 `+ D6 o; b1 p$ m$ K% z7 P6 K# S2 q& v- q' e
1)四个象限是会转换的,“不紧急不重要”会变成“紧急而重要”,也就是千里长堤,溃于蚁穴的道理。就像到了飞机场发现没带身份证一样。及时、妥善处理小事情,会避免因小失大。, ?( m0 U! E% F/ Y( @* ]) @  O
7 b6 G# v( [: [7 L( u
2)对于领导人员,应将所有工作按上述标准划分为四象限,通过“授权”和“提前规划”这两个工具,将第一、第二、第三象限事项下分,自己只处理不紧急不重要的业务。2 h5 z+ C; {( |0 @

" k  C& i9 T3 ~, P二、工作量整合
. {. I' O$ F' g
7 I5 e' w3 d* c8 e
: d* g6 |# v4 v) X1.消除浪费。" @9 h$ L" ^+ s

: |$ P6 z7 h5 Y. P) q. B浪费包括方方面面,成本费用增加是浪费,效率低下也是流费,只不过浪费的是时间。
  c: g4 {" i. r! _4 G5 B6 u5 `
1)准确率与复核之间的辩证关系。' j1 w. b. w( h# o
8 b% G- o7 q2 U9 o
复核不产生任何价值,如果前一环节就保证准确,根本不需复核。
* q6 s4 P: J1 P" s/ R& ^" e2 I+ n8 ]% y
2)全局观。
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. T7 u6 _" k2 W" Y自己出错会造成自己或下游环节使用几倍的时间来更正错误,甚至根本没有反悔的机会。. S; o) d3 ~7 T9 T

& l% G: I# o- j! c自己的少量付出可以节约下游大块的时间,那么就该多做一些。如果自己的大量付出可以节约下游更大的节约,那么想考虑增加本岗业务,撤销或合并下一岗位。
; |8 o' p- O/ G  {
% w0 W: K6 X* J2.消除无关劳动。! x9 g" h8 W: w* h" q
/ T+ v2 {$ V# u& z
多数财务人员总做非财务业务,如果只是低级重复性工作,那么拒绝好了。理由很简单,财务是专业工作,应想办法研究如何更专业,从财务角度创造更大效益。而不是将人人都能完成的工作拿在手里,影响财务进步,落后于经营发展。这是中国目前企业的通病,老板以实际行动来鄙视财务。
5 r) k) I4 v9 u# _+ s# X) c0 \
4 @8 T+ @& O' ?; n7 W/ O2 e' L& Z3.主管以上岗位应消除低价值工作,培养下属完成。* g" k$ Y  M4 T2 K

0 J8 E( [0 B1 \8 C如果一个人从事出纳业务10年,财务经理应该心理不安,因为这会导致其学不会其他技能,几乎断绝其职业后路。也说明,培养下属不到位。其实培养是针对下级,对同级甚至上级就叫传播,取星星之火可以燎原之意,不保守。这样,就可以把自己熟练掌握(可以相对称为低价值)的工作交予他人,保持自己领先。如果所有人都这样想,人人都是多能的,业务水平会整体提高。) w0 a) j. w1 X
) w( W7 f' U& v3 ^! `
4.简化工作。, m! E" y, I8 t4 n1 i. l- Y% G
. b* v' j$ M+ e* S3 s7 I
定期梳理工作,去掉不必要的环节。: Q% X0 ]1 k* x  J( ~% C
, u2 P" V) J* I
三、精益求精
0 c/ A# U3 [' z9 ?' P' F
% M6 l7 f& Z; R( }. K6 N% R1 X% f9 V1 w9 o+ [1 ]
1.合理化建议。
. V9 c3 h8 t. i6 S1 x; U: J4 I) v: F  `. A' q) L' U
不论大小,只要有改,就是进步。不积小流,无以成江河。采纳应奖,鼓励创新。
- L+ t6 R0 _2 X& W( N' x& U3 @+ A& s6 M; I# f2 n
2.自我完善,多学习、多请教。
3 j8 u) X- `$ e3 e  s) N
1 K1 U; K4 o5 F  M- B. O6 T+ Q从事财务这一行,注定学习伴终身。要多学多用,读书、请教、探讨都是途径。经营业务多是滚滚向前的车轮,如何保证财务与经营业务配套,甚至枕戈以待,是每个财务人员必须要未雨绸缪的。
; z% R: n& u/ q7 x3 k& q$ A' ?# i. U
5 N7 a6 s' c# E; ?3.利用外力。6 b" {# g- ]- x2 v% w  v

4 L( d5 D3 |( |' E0 B) o不在于我们自我掌握多少,而是在于我们能利用他人实现多少。自己难以完成或难以独立完成的业务列出,请他人协助或请专家。建立良好的人际关系在此就有体现,如果没有他人愿意帮忙,那么我们会很辛苦。. s; S2 E: M7 ?5 @- u! s
& P' k3 v8 r) P& I. F0 i% @
四、职业素养. C7 K& v7 P, v3 _% n4 W+ P; L

- l0 T  q! x! d& C; V0 _
# {$ s7 v5 t- ~7 {( W- n! ]6 ?1.格式/ ^/ s/ r8 ]6 H  g; u4 u# c% E

  R; D$ r6 I9 {$ ~. g/ r  g7 t保证文档的格式美观、重点突出,一是自我素养的体现,也是提高他人查阅效率的利器。
6 a, G5 c' W7 h- B: O3 F1 d! O0 P. w" Z% h9 q
2.勾稽关系(内外、公式、全局)
) K7 G/ h) q3 M, J. E9 m; @' b
$ S% v  v$ H6 ^( F勾稽关系体现数据的准确性,表现在:" f/ \1 [- k: r3 j: X

! S  |; i$ P' `( `1)报表内数据之间与报表外经营数据的对应。) T( O$ Q+ @: G

9 I! {* R2 M, W4 E5 P- Z2)报表公式准确,尤其使用Excel时,很多错误都是因为未检查公式导致。( Q. W, Z! P) i% ~8 J. T
8 w( ?. ~$ u( Y# \$ {
3)全局考虑是一种数字的敏感性,比如生产单耗,年总产量、年销售总额等指标,本身就是一种客观限制。如果数据超过这种客观局限,财务人员公信力会大大降低。
' P+ e; n) A; F6 g+ P; ?" C, f1 P7 }; z6 Y) v  u& b) J( [" I( w$ ~
五、集体与个体; j0 r, j5 l  l+ W) \1 W

4 L) D, g1 ~( i0 }8 C1 s. b+ W  X. [: v  a
1.人性的弱点
6 N8 I7 U5 C; {- @2 a, I5 @3 B/ N- r, Z# K* s7 y/ X
多数人常常为自己的付出与收获不对等而感叹社会不公,这是可以的。但社会不会因为弱势群体的反映就会改变多少,因为社会就是阶级构成的,在一个家庭就争纷不止,何况庞大的国家。
, X1 ~4 a( Q+ W  H7 d" q3 I# k1 L4 B( E. n6 m* m  D
对于财务人员,往往干得最多、工资居中,又掌握一手工资数据,更容易心中不平。而财务部内控升迁调资,更是带来大家的不满。( A, I4 Z! B5 |9 Y/ u* b' S
+ J% _8 J! z) p2 u' F# p
对于心中的不平,变或实际的不平,冷静应对,是每个财务人员必须的心态。因为事情往往不因我们的喜好而改变,就像这句台词:
: D; X, F6 ~& F4 s/ m
  ]8 @4 U, F* x. |7 r% V/ F  J你见或者不见我,我就在那里,不悲不喜;
" W- S$ m7 s" }. F
4 D  t" X, C$ k" ?: U3 C你念或者不念我,情就在那里,不来不去;: w  J9 p* d3 ]: _8 j, p  Y
" ]" A1 ~4 m+ z: ^7 U4 Q5 Q  l4 J
你爱或者不爱我,爱就在那里,不增不减;
# g7 G# \8 ?3 m" d. v2 Q: q7 A5 a) U0 t  c% s
你跟或者不跟我,我的手就在你手里,不舍不弃;
8 Z" i4 [9 b" N$ z+ |) \, Y: S1 y& T3 \4 P% O! h
...* G& d7 d( ]/ D2 ]( e
$ B6 @+ p. e' M* f  N
其实,每个人都有自己的优势,体现在方方面面。比如,口才好,计算机水平高、自己的亲戚是大官,很有钱。这都是资源,如何利用,是否能够利用,才是我们应该考虑的。发挥自己的特长,就会体现“尺有所长、寸有所短”的优势,何必自我卑贱。
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: R: S. H' }$ o- B, Q5 h7 Q, r$ V每个财务人员如果都能平静分析自己的短长,摩擦就会减少,关系就会融洽,把有限的时间不用在窝里斗,效率就会提高。
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) U) `2 z. U4 t' q* q8 c2 \2 y2.集体的力量# d* A5 Y: C5 k; ]0 l9 |
: H# \4 l, i3 D+ Y/ Z; M* i" r& q
俗话说:男女搭配,干活不累。一男一女就是最基本的集体,体现的就是恰当的组合。如何把优势不同的人员组合分配,是集体产生1+1>2力量的前提。* I" ~+ M6 s/ W! ~* X
! B5 O( P* w/ R0 Y6 X# w0 @
3.个人组成向上的集体5 x) z/ u! i) T( Z, u
: K, p7 t4 X" C* k2 ?* F
实现集体的积极向上,基础在于个人积极向上。如果个人抵制不断,只好将他赶下车。如果集体谋求大发展,末位淘汰也需要。2 Z0 B4 T2 W1 A; D: q; D. S

- B/ F1 p8 I; m, i9 A7 I6 ]& V0 ^4.明确的奖罚措施
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现代财务不需要大锅饭,所有人应该明白,成绩代表过去,老板只关注现在和未来。今天出错不能用昨日的成绩来抵顶。8 c& Y6 ?3 F/ S/ k

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[LV.9]一代宗师

 楼主| 发表于 2018-2-8 16:29:48 | 显示全部楼层
5.发挥个人的积极能动性& M( D8 X$ a1 q4 t2 z
* w: V$ U+ ^( V  N1 \- r3 z7 O. `
这个一是体现在良好的流程,能促进个人必须积极主动,无法消极。二是个人必须有上进心,期望更好的未来,不要得过且过。
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