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[会计职场] 一篇专门为会计人量身定做的好文章

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[LV.9]一代宗师

发表于 2018-2-8 16:29:42 | 显示全部楼层 |阅读模式

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一、优化流程
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4 ?6 ~! C' v3 v- N8 r1.先记帐、后付款(先单后款)5 @1 _  s! z+ Y- H! d+ u2 ]) m

& W' j) l. y4 ?% Y" L所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果,即在款项支付之前必须先填制好记账凭证;而不是按传统方法——付款后再做凭证。其好处有:
" z7 r. j- Y3 c- O3 H/ i/ w
( O8 I+ {! K& _$ g( U( b2 Ca)账务与业务同步。打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况;且下游等待上游,督促上游环节加快步伐,使上游无法在将来处理业务,只能现在完成,这是对人性弱点的直接消除。* {: C/ o, \; X; ?

& k- n% e1 a9 X* Yb)提前发现异常。账务处理过程可以发现业务处理的不当之处。比如支付应账款,超付时多数财务软件均有红字提示。尽早发现,尽早处理,避免资金损失或搭上超多追讨时间。
( q4 Z7 ~& z9 a5 {- ~& _; }9 l# O; I1 q: g8 X2 w  g2 x
c)互相监督。有上进心的出纳能发现记账凭证的错误。出纳登记的资金日记账可以及时与账务系统的资金日记账核对,将错误消除在初始阶段。
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d)零活运用。先单后付并不强求100%业务均如此,对于紧急异常业务适当零活。但账务处理时间不应超过第2日资金日报的报出时间。/ Z) l  Y6 T; p- S  k. C, X2 k
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e)做好衔接。出纳和会计要及时、多次互传凭证、单据,互相理解。
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f)坚持应用。即使在月末结帐时,仍须先单后款,保证日清。
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多数企业资金收付业务占总凭证量的比例在50%左右,先单后款可以极大提高工作效率。% ?) U- `% j* Z$ P
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2.分散工作
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将月末工作分散,提前到月初月中,不在月末突击、集中,最终会减少甚至不在月末加班。
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6 `3 l8 L+ e0 Y2 T- S7 ja)趁热打铁。在本月报表出具后,立即填制下月报表的上期及期初数。
, B+ |- Y. z0 p: }9 r( {  ~6 z1 y
8 D1 N& k3 M$ Q6 k8 Jb)提前填制摊销、预提凭证。
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, {' z$ B: a& V$ x. s3.分割和整合
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1 q) C2 {+ }1 s0 a+ T/ e将原来的整体工作分成小块,原来小块的工作整合在一起完成。
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a)小变大。综合考虑,设置固定的办理期间,减少因经办人外出而带来的不必要等待。如报销时间的规定。如果业务较少,就应每周集中一天报销,减少日常现金存量,避免安全问题。如果业务较多就应每日定时报销。
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% S% F& @6 b' r$ [/ n/ [0 g) ob)大变小。把原来一月处理一次事宜,改成每周处理一次。比如出库单生成记账凭证,如果每周处理,月末只剩一周业务,业务量自然就小,即使出错,也容易查找原因。这样的改变,总体业务量可能增加,但可取之于减少月末工作量。
3 ?- k2 ^4 t0 [
" J  h6 v) d  U# n$ p4.倒推、挤压
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2 |* E% g; s) d2 c, c以出报表的时间,减去经压缩的财务处理时间(通过提高效率),倒规并规定业务部门提供财务核算基础资料的时间。
$ m* u; |2 e* q9 f: s
4 e5 {7 {, [( w( Q$ Q( M, y应向其他部门普及财务工作是经营业务的归纳这个观点,否则一半以上的非财务人员会认为:财务只是算工资或发工资的。普及后就可以要求业务部门配合按时、准确的提供原始数据。/ Z! \. N& }" s. z

" r  f; {8 |6 M7 s. s5.合理规划4 ?" {7 t; T" H" L* P4 V+ N# W

. ]/ B& _/ s) _, N, S  ?合理规划财务部整体与个人工作,区分出不同的紧急、重要级别,自行安排。此处涉及时间四象限法的运用。补充如下:
3 O/ S" B5 l) j: H# y4 ^5 N  Y3 e( k$ ^  K2 S4 F
时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:
& ~& e' w* O/ L& d' e& i- w% X; A; z. w
1)既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)+ Z/ C/ Y& r5 k- |2 J$ l4 y

1 s  s+ x3 Y9 ~& u2)重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)) C$ n. u5 {, y% a- D

& G' X. j. r7 s& p4 W3)紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)6 r/ |( ]: C1 N& |' i* G3 R2 d
, z9 B2 p# y( ^+ p- r
4)既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)  {; l3 q" ]7 S# E8 D
' r0 q" l7 @/ [0 f, Q. h" F: v
处理顺序为:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。# ~8 k8 f( b% K
& O. j4 t/ L. V; O; K
“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。
0 f% {6 W" [5 U% s) l, z% ?5 _! ]6 R
" H2 I0 r5 \; y; N7 k- d( K上述是传统的四象限法解法,下述是经修正及个人理解:
! s# F- w; c6 n1 V
9 X9 B. a) P$ k9 z1)四个象限是会转换的,“不紧急不重要”会变成“紧急而重要”,也就是千里长堤,溃于蚁穴的道理。就像到了飞机场发现没带身份证一样。及时、妥善处理小事情,会避免因小失大。9 N5 F8 r, V( I; U$ N& G/ j
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2)对于领导人员,应将所有工作按上述标准划分为四象限,通过“授权”和“提前规划”这两个工具,将第一、第二、第三象限事项下分,自己只处理不紧急不重要的业务。
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二、工作量整合
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9 a& L! m$ i% O1.消除浪费。
* B) l. L: q& a; V! u. J& E, q: F
5 {- ~+ F* R4 ?# w# K/ Z+ H) Z5 p0 A浪费包括方方面面,成本费用增加是浪费,效率低下也是流费,只不过浪费的是时间。6 q6 M. W9 v0 K( C: H. f, S1 Z: f
1 v/ N0 `" h5 R% f  b! U& `
1)准确率与复核之间的辩证关系。
5 w% H  S  K; D1 B, x6 c1 E6 A1 P5 N! \9 O1 r
复核不产生任何价值,如果前一环节就保证准确,根本不需复核。  g5 ?9 R: C5 |/ J5 }3 ?
0 p6 I' J' v1 a( W5 n' i
2)全局观。
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自己出错会造成自己或下游环节使用几倍的时间来更正错误,甚至根本没有反悔的机会。* d6 ~+ H( p; K7 m4 i' d  T

  H5 y) W8 n5 Z# P) F自己的少量付出可以节约下游大块的时间,那么就该多做一些。如果自己的大量付出可以节约下游更大的节约,那么想考虑增加本岗业务,撤销或合并下一岗位。1 |7 j6 U3 X  |7 j' }; F
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2.消除无关劳动。
( ^( l( p- G& H9 O7 o" B) L1 p% F! x) @8 _, m9 X
多数财务人员总做非财务业务,如果只是低级重复性工作,那么拒绝好了。理由很简单,财务是专业工作,应想办法研究如何更专业,从财务角度创造更大效益。而不是将人人都能完成的工作拿在手里,影响财务进步,落后于经营发展。这是中国目前企业的通病,老板以实际行动来鄙视财务。
, O+ u7 x9 t* C: W, V6 l
6 v& j- a( ]# T+ d( a) c. S3.主管以上岗位应消除低价值工作,培养下属完成。
& F4 C  u0 W" ^9 J  z" d7 r' L, U4 v' o* V3 c8 o: E8 @7 m
如果一个人从事出纳业务10年,财务经理应该心理不安,因为这会导致其学不会其他技能,几乎断绝其职业后路。也说明,培养下属不到位。其实培养是针对下级,对同级甚至上级就叫传播,取星星之火可以燎原之意,不保守。这样,就可以把自己熟练掌握(可以相对称为低价值)的工作交予他人,保持自己领先。如果所有人都这样想,人人都是多能的,业务水平会整体提高。
9 q& h, ~% ~" U7 a$ K  W
4 ^/ T# H( D8 {" O0 `! `$ P4.简化工作。( y6 ^, x+ W8 C5 C( k7 |  f# j

# G0 Q  ^# Z8 I$ Y定期梳理工作,去掉不必要的环节。" I' Q$ |* P4 k: O) V! M, |

: M/ I4 @! I$ |/ N三、精益求精
2 g" j) c" i% @% S; \, x/ Q9 w+ H0 N) n  ~( g; \) ~5 ]- V( V! r6 L
# H8 O. T  C  d# q* H
1.合理化建议。- Q! ]3 k: E* n3 T. A5 Y& e

1 ?9 W; ^2 |# g; t3 U) h$ c! m不论大小,只要有改,就是进步。不积小流,无以成江河。采纳应奖,鼓励创新。
+ t; Q6 E, w6 V' m. i8 Y" `
( E% C. {, V3 h7 }( s2.自我完善,多学习、多请教。
- ~( a: F* V8 T1 K. b; C  D* F) `8 y4 _' V# o1 f& v
从事财务这一行,注定学习伴终身。要多学多用,读书、请教、探讨都是途径。经营业务多是滚滚向前的车轮,如何保证财务与经营业务配套,甚至枕戈以待,是每个财务人员必须要未雨绸缪的。0 `9 d8 e8 A: |5 _$ k$ Y

: o% r* J8 k! b. a3.利用外力。
; m+ U2 T# U% ?* h" Z  q: i- H5 K
3 H. @! i8 u% G/ M* Y. N不在于我们自我掌握多少,而是在于我们能利用他人实现多少。自己难以完成或难以独立完成的业务列出,请他人协助或请专家。建立良好的人际关系在此就有体现,如果没有他人愿意帮忙,那么我们会很辛苦。
( M( T8 B. T. @/ F- B
% @4 I6 e/ P4 T6 {9 g! h7 }四、职业素养
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8 N8 \$ G" m" ^; W# _5 n
$ G2 t5 {  F! f- `. i1.格式% A8 z- |2 M  j! F3 [( y0 y# O

- W2 b5 V' @# h; p保证文档的格式美观、重点突出,一是自我素养的体现,也是提高他人查阅效率的利器。3 U3 h& U& v0 C; ^2 t9 @

; x) @" F- f2 l, w& Y2.勾稽关系(内外、公式、全局)
$ g3 K' b. t9 F' n( b! u# q9 Q. `0 M7 j9 Q; T0 ^5 Y
勾稽关系体现数据的准确性,表现在:! ^2 _: I4 U3 S) n5 v4 Y

3 `$ G7 V. L+ x0 W  \* l1)报表内数据之间与报表外经营数据的对应。
" x: d+ R, j) q. T1 `) x5 g, i4 {, M% `  ^$ r$ W/ M3 w, {; v5 f
2)报表公式准确,尤其使用Excel时,很多错误都是因为未检查公式导致。
# B# l$ I5 R6 v: [: k3 a6 D
1 p2 x( K3 ~1 j  v8 v0 q3)全局考虑是一种数字的敏感性,比如生产单耗,年总产量、年销售总额等指标,本身就是一种客观限制。如果数据超过这种客观局限,财务人员公信力会大大降低。
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五、集体与个体6 v+ y# D$ X+ Q! @1 O2 R& c
: P* Q3 G. q& j" [0 ], P

( L% n- K, _: K3 ?  h7 O0 F6 v) j8 v8 `1.人性的弱点* s! T9 D! G0 A0 Q% q9 B5 i

' _$ l3 e& \% K: h( P& ?多数人常常为自己的付出与收获不对等而感叹社会不公,这是可以的。但社会不会因为弱势群体的反映就会改变多少,因为社会就是阶级构成的,在一个家庭就争纷不止,何况庞大的国家。( H( N; {. L0 p9 J+ V! H
% G+ i! T4 L& j. ?
对于财务人员,往往干得最多、工资居中,又掌握一手工资数据,更容易心中不平。而财务部内控升迁调资,更是带来大家的不满。1 K3 D9 O3 ?' n* q& p$ N# m, w- r
: B- O+ A/ \0 C7 j: }; n
对于心中的不平,变或实际的不平,冷静应对,是每个财务人员必须的心态。因为事情往往不因我们的喜好而改变,就像这句台词:3 g( j$ }, ]5 ?+ v
4 }6 r/ z* r3 p' `9 R4 Q
你见或者不见我,我就在那里,不悲不喜;
( Y* M6 g' a. e, n1 {
) F: A% M# n' f& R. s你念或者不念我,情就在那里,不来不去;  I" }9 M8 p7 u+ n
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你爱或者不爱我,爱就在那里,不增不减;6 Z& z  U6 x# c) G

6 u$ ^; V0 y. i# o. N/ A你跟或者不跟我,我的手就在你手里,不舍不弃;
  R' \. H* T& L, m
6 u+ {5 g" C3 U$ C; f$ t2 b$ o& t.../ |5 b: V7 O! z# q5 f( [. \$ T

& I2 E; k/ d% c+ E% I' r其实,每个人都有自己的优势,体现在方方面面。比如,口才好,计算机水平高、自己的亲戚是大官,很有钱。这都是资源,如何利用,是否能够利用,才是我们应该考虑的。发挥自己的特长,就会体现“尺有所长、寸有所短”的优势,何必自我卑贱。0 z* _5 J  D8 C; ^

4 U( s! {2 V: u! t* l3 r每个财务人员如果都能平静分析自己的短长,摩擦就会减少,关系就会融洽,把有限的时间不用在窝里斗,效率就会提高。. x2 m$ U0 I4 E3 l) b
- [, M2 T. @+ n$ E' P9 u* M
2.集体的力量
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俗话说:男女搭配,干活不累。一男一女就是最基本的集体,体现的就是恰当的组合。如何把优势不同的人员组合分配,是集体产生1+1>2力量的前提。
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) k$ B0 [) M' n0 A& k$ H% Y3.个人组成向上的集体( a  l+ Y" X+ n# n& B

4 {( J0 l' p9 R, m, U/ ]实现集体的积极向上,基础在于个人积极向上。如果个人抵制不断,只好将他赶下车。如果集体谋求大发展,末位淘汰也需要。
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4.明确的奖罚措施
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现代财务不需要大锅饭,所有人应该明白,成绩代表过去,老板只关注现在和未来。今天出错不能用昨日的成绩来抵顶。
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[LV.9]一代宗师

 楼主| 发表于 2018-2-8 16:29:48 | 显示全部楼层
5.发挥个人的积极能动性8 T) i1 p6 T# Y0 r4 @
: w( M9 L& f4 w5 o
这个一是体现在良好的流程,能促进个人必须积极主动,无法消极。二是个人必须有上进心,期望更好的未来,不要得过且过。
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