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签到天数: 794 天

[LV.10]笑傲江湖

发表于 2018-2-8 16:29:42 | 显示全部楼层 |阅读模式

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一、优化流程7 Q, I8 X' k  M8 h
$ {; ~2 r; m0 v2 \8 Z7 S, a
1.先记帐、后付款(先单后款)
: g% ~4 T1 B+ W. w  w6 G/ J- ]2 i- q* I( \
所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果,即在款项支付之前必须先填制好记账凭证;而不是按传统方法——付款后再做凭证。其好处有:
+ L3 G5 S" L4 w& r0 w' ~4 K4 M$ c+ u' f
a)账务与业务同步。打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况;且下游等待上游,督促上游环节加快步伐,使上游无法在将来处理业务,只能现在完成,这是对人性弱点的直接消除。
! ^1 v! F% M9 Y- ^- T1 `/ @  A0 S7 ^) d  @% L
b)提前发现异常。账务处理过程可以发现业务处理的不当之处。比如支付应账款,超付时多数财务软件均有红字提示。尽早发现,尽早处理,避免资金损失或搭上超多追讨时间。
0 P) O1 `8 A6 w6 s" ?" [$ C) n7 L+ [
c)互相监督。有上进心的出纳能发现记账凭证的错误。出纳登记的资金日记账可以及时与账务系统的资金日记账核对,将错误消除在初始阶段。6 W5 U' K* N+ W/ Y; [' J

% U# D0 H  z! q$ w, `4 d- Ed)零活运用。先单后付并不强求100%业务均如此,对于紧急异常业务适当零活。但账务处理时间不应超过第2日资金日报的报出时间。( e; [" B8 E& O4 q' U

' L! w1 Z8 d0 ^! }e)做好衔接。出纳和会计要及时、多次互传凭证、单据,互相理解。
: b, k' Y9 k/ [  X4 V
! p- |" j0 q" b; \f)坚持应用。即使在月末结帐时,仍须先单后款,保证日清。) x; S" A- i6 E8 T9 S* o

2 k! w6 t' G2 b. k$ @3 Y7 I( H6 A0 v多数企业资金收付业务占总凭证量的比例在50%左右,先单后款可以极大提高工作效率。
0 B7 i6 [; b0 X0 \
6 e1 K& H( c. Q5 U+ _/ ~2.分散工作
( \1 Q- K$ O- N3 G8 k0 G( H
  h2 u, z. x6 H9 g$ H  |9 t将月末工作分散,提前到月初月中,不在月末突击、集中,最终会减少甚至不在月末加班。
+ y* I: Q1 z" F7 v" X: K
+ ]6 N3 E) |5 a. Y4 \1 b! L, pa)趁热打铁。在本月报表出具后,立即填制下月报表的上期及期初数。, L  n! X8 }! f' y3 o

, R0 F4 G1 n, {- L, A, n5 nb)提前填制摊销、预提凭证。3 I+ j1 W3 ?$ ?9 x9 z

# K) q* h0 [" y+ {3.分割和整合
/ W" C9 ]8 ^  z0 S# U" D- g3 K# N
+ w, ?8 O  X; o8 H  N) b' I将原来的整体工作分成小块,原来小块的工作整合在一起完成。0 ]4 [! s* d8 `! p2 U9 y2 i1 y/ K# T
9 o+ V$ [2 m/ Q
a)小变大。综合考虑,设置固定的办理期间,减少因经办人外出而带来的不必要等待。如报销时间的规定。如果业务较少,就应每周集中一天报销,减少日常现金存量,避免安全问题。如果业务较多就应每日定时报销。: P; x: P! K3 @; S& v
" I- }& k; |- Q1 c
b)大变小。把原来一月处理一次事宜,改成每周处理一次。比如出库单生成记账凭证,如果每周处理,月末只剩一周业务,业务量自然就小,即使出错,也容易查找原因。这样的改变,总体业务量可能增加,但可取之于减少月末工作量。
$ J4 a0 C5 g' P0 _$ A/ G; W, b8 F
( y9 R3 x- _. D( @2 ]9 u4.倒推、挤压3 L  b' i) M* B' s+ F+ T( o: ~9 z
6 a3 p& Q, ]% A; M$ _' d, E* w
以出报表的时间,减去经压缩的财务处理时间(通过提高效率),倒规并规定业务部门提供财务核算基础资料的时间。2 G' k% O6 k# d* i/ _; d

, ]0 l( ~' I$ r0 n* }& M应向其他部门普及财务工作是经营业务的归纳这个观点,否则一半以上的非财务人员会认为:财务只是算工资或发工资的。普及后就可以要求业务部门配合按时、准确的提供原始数据。+ Y3 }- W$ T, k; X. u  C8 d
8 t/ d7 V3 r+ U! H/ k6 E  J. B
5.合理规划
8 \* n. _2 b  U
6 q" A* T0 X* W& r- Z8 u合理规划财务部整体与个人工作,区分出不同的紧急、重要级别,自行安排。此处涉及时间四象限法的运用。补充如下:) |, w. t% V& U) V

' ]: G* U8 a! h( L* S7 x时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:
3 a: w) I1 I' Y! J6 Y9 R! R% z$ J. ^7 r; d+ G2 m5 w
1)既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)
7 s7 d: X0 o7 ~; A) P' l0 x1 O
  C$ j9 q( b& X* D/ L: r5 i. m2)重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)
6 M7 l! d/ m8 _  g0 v% `  u- W/ b2 D0 o+ L' |. A
3)紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)$ U$ T6 r  j' g" }7 p

9 f+ j$ A6 E+ y1 r4)既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)
( ^2 p4 F" A& C( E
' P) E2 f: u) C, K处理顺序为:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。
: L/ Z) C, ^( c2 t4 R. |; Y" _5 u% |8 k% }# l: L
“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。
0 ]& U5 J+ z' u  g( [2 s+ [' j% @+ P% ]+ P& J
上述是传统的四象限法解法,下述是经修正及个人理解:
4 k5 m. V, k( {+ h6 i: k2 P  H8 Q! |' t! K" B8 h$ {( B* I
1)四个象限是会转换的,“不紧急不重要”会变成“紧急而重要”,也就是千里长堤,溃于蚁穴的道理。就像到了飞机场发现没带身份证一样。及时、妥善处理小事情,会避免因小失大。" x4 V( D0 Z+ h9 G. ?. c4 U! \. @
* k% A# U3 p7 c1 X1 j0 g, C, Y% ~
2)对于领导人员,应将所有工作按上述标准划分为四象限,通过“授权”和“提前规划”这两个工具,将第一、第二、第三象限事项下分,自己只处理不紧急不重要的业务。
  `  d8 l: t2 A& s; r% {+ M
( |6 y2 e0 F9 p1 M' k6 Q二、工作量整合
* t; t7 A' i) ?+ T. q$ x" p+ J5 M$ M" g4 J0 u) B: y1 t

' g% O9 s( s4 Z3 j1.消除浪费。* K% `# ~2 l& K, t
0 f9 B  S5 k3 g  c6 d. q3 o
浪费包括方方面面,成本费用增加是浪费,效率低下也是流费,只不过浪费的是时间。) F$ e$ w* m$ ~

* \8 @9 n$ }: Q. e1)准确率与复核之间的辩证关系。; k" b8 o$ v* A( L# S

1 g! Q8 O! B# ?% Z, ?复核不产生任何价值,如果前一环节就保证准确,根本不需复核。# N+ a% f$ f5 T3 t0 v* q
$ W$ x0 ?! A4 O% X# b
2)全局观。
" q1 x' v% n& V' G6 j
% W$ i% H$ p* }- ^) o1 I" G7 C" C自己出错会造成自己或下游环节使用几倍的时间来更正错误,甚至根本没有反悔的机会。. e8 q; N) w( i7 _4 I  Q' z1 ^4 p9 S) T

% q4 Y: i: V4 E- H# [自己的少量付出可以节约下游大块的时间,那么就该多做一些。如果自己的大量付出可以节约下游更大的节约,那么想考虑增加本岗业务,撤销或合并下一岗位。# K( i" Y) h3 b7 d7 D
9 s5 h8 w$ O4 e2 q! O" o6 P; _5 I
2.消除无关劳动。/ s  F+ z5 @: V4 E# L( E; K/ u

# ~/ O* t6 `( N. d多数财务人员总做非财务业务,如果只是低级重复性工作,那么拒绝好了。理由很简单,财务是专业工作,应想办法研究如何更专业,从财务角度创造更大效益。而不是将人人都能完成的工作拿在手里,影响财务进步,落后于经营发展。这是中国目前企业的通病,老板以实际行动来鄙视财务。% ]2 [, m  u& c: I) w4 e  C5 _8 S

. G+ B& m6 |# b' U; Q* O( w3.主管以上岗位应消除低价值工作,培养下属完成。9 U+ _5 L& z; ]5 r
4 O9 |7 S2 ~2 i2 t
如果一个人从事出纳业务10年,财务经理应该心理不安,因为这会导致其学不会其他技能,几乎断绝其职业后路。也说明,培养下属不到位。其实培养是针对下级,对同级甚至上级就叫传播,取星星之火可以燎原之意,不保守。这样,就可以把自己熟练掌握(可以相对称为低价值)的工作交予他人,保持自己领先。如果所有人都这样想,人人都是多能的,业务水平会整体提高。3 C5 L, u. q: j, Y( y! `

6 g2 M% u$ k% a: d) L( }4.简化工作。+ K) `# A, T) |  x* d& h
1 r6 `0 o+ o8 v1 R8 V$ k
定期梳理工作,去掉不必要的环节。: G2 {; J) T7 y- f! x9 H
3 G9 v- x" W; j) Y8 H
三、精益求精- _0 J0 Q  Q  n2 x/ K+ U! B7 F

; [9 R7 R/ |1 C: Z: r$ Q# N# o2 c# \9 K
1.合理化建议。# T& x1 D/ R7 N3 H/ \# p

' ^  o$ a# Y. p  B: x不论大小,只要有改,就是进步。不积小流,无以成江河。采纳应奖,鼓励创新。
2 `8 j, d0 E3 G5 b7 m
  i( J; p! P* @2.自我完善,多学习、多请教。
3 X1 p; M. f- s- R
; x3 ?- q4 F5 p& G7 L; D8 t) H从事财务这一行,注定学习伴终身。要多学多用,读书、请教、探讨都是途径。经营业务多是滚滚向前的车轮,如何保证财务与经营业务配套,甚至枕戈以待,是每个财务人员必须要未雨绸缪的。' N& j. O( p9 \0 @8 A* j
0 m3 X, ~" |% u% D$ ~
3.利用外力。& ?' r6 u5 i; n$ y$ f8 T9 Y
* B4 @* D& B! s3 I: u- [
不在于我们自我掌握多少,而是在于我们能利用他人实现多少。自己难以完成或难以独立完成的业务列出,请他人协助或请专家。建立良好的人际关系在此就有体现,如果没有他人愿意帮忙,那么我们会很辛苦。( z9 r  S/ O' o- S# z+ ~3 a% j
" M3 T' r) @3 c' D
四、职业素养0 G$ e- T0 B8 k% L7 e
5 l' a( W/ M' ^
3 M3 Y8 P8 V9 i) l3 H# `
1.格式: p. d# W6 M  P# r# |

% G& }+ D, O9 a& P  g0 K) H1 X保证文档的格式美观、重点突出,一是自我素养的体现,也是提高他人查阅效率的利器。  n* i: d: T* ]* d8 {& Y

( E" B8 E" m9 i  p; u0 [1 }8 I$ F+ a2.勾稽关系(内外、公式、全局)
- C/ }  C3 K$ e5 W6 W* \
+ Y  Z0 ]6 z; f! B勾稽关系体现数据的准确性,表现在:- e+ L4 C8 r( u6 O% ~( ]
/ Y- l0 V6 [& u( W8 ]
1)报表内数据之间与报表外经营数据的对应。
9 f4 H2 I& @' X% f- P. z" A
6 l2 M: v  ?  g, j5 @+ i6 A! J2)报表公式准确,尤其使用Excel时,很多错误都是因为未检查公式导致。
2 c- i' w9 T3 Y# }5 W0 _$ V
/ S2 T, R. t, l% c& y3)全局考虑是一种数字的敏感性,比如生产单耗,年总产量、年销售总额等指标,本身就是一种客观限制。如果数据超过这种客观局限,财务人员公信力会大大降低。
  o1 \! H) s8 `! a6 Y# s$ G! ^3 [' U# L, t* M& b" v7 S
五、集体与个体! E  h' L/ p9 W3 y* S
1 w' J1 T3 w$ [
, D, Y- R& u# T
1.人性的弱点
) n+ v+ h) C: ~3 i5 }1 F9 d
7 U  @- ^- X8 t; G7 F; F多数人常常为自己的付出与收获不对等而感叹社会不公,这是可以的。但社会不会因为弱势群体的反映就会改变多少,因为社会就是阶级构成的,在一个家庭就争纷不止,何况庞大的国家。
! c6 c; {3 R. Y! f* m3 \/ s* e
+ u' x+ b% T$ N7 B, b对于财务人员,往往干得最多、工资居中,又掌握一手工资数据,更容易心中不平。而财务部内控升迁调资,更是带来大家的不满。
( [; O" R. ~6 l1 a; Q; J. H" v  n" x+ U
对于心中的不平,变或实际的不平,冷静应对,是每个财务人员必须的心态。因为事情往往不因我们的喜好而改变,就像这句台词:2 t! i  b7 ^. ~

/ f: Q& {& v0 z  w7 ?& C你见或者不见我,我就在那里,不悲不喜;
2 d2 X1 ]& [1 f1 C+ }& F% W8 M! O" i/ H' }; R* ~5 L
你念或者不念我,情就在那里,不来不去;
+ q$ p  o. a9 J$ N, Q
5 u7 f, m4 E- t  d& m. S( T+ w你爱或者不爱我,爱就在那里,不增不减;5 }. a7 P7 K/ b8 e$ P
( P5 R# ]4 p1 L5 q$ |
你跟或者不跟我,我的手就在你手里,不舍不弃;
: q$ V4 }8 s2 a3 D
+ y6 _  C$ E( d& M( v...3 ?8 Z/ [- ^& w6 s& k

$ Y& _. W% m( |  v# H9 j' L其实,每个人都有自己的优势,体现在方方面面。比如,口才好,计算机水平高、自己的亲戚是大官,很有钱。这都是资源,如何利用,是否能够利用,才是我们应该考虑的。发挥自己的特长,就会体现“尺有所长、寸有所短”的优势,何必自我卑贱。5 u0 X# P4 K( y5 a* w2 P

# _! E3 M. q9 Z: g" G1 L5 l) q: s每个财务人员如果都能平静分析自己的短长,摩擦就会减少,关系就会融洽,把有限的时间不用在窝里斗,效率就会提高。
( T  J& `) G: H; s& }, z; x# G  N" y3 ~9 z# i
2.集体的力量! p" m* U* [0 M8 h" a- D7 I' t3 e; S

( M$ e5 F) q7 G7 P+ X5 O/ G) @俗话说:男女搭配,干活不累。一男一女就是最基本的集体,体现的就是恰当的组合。如何把优势不同的人员组合分配,是集体产生1+1>2力量的前提。
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" W; j  ?# _7 G- Y4 n' \3.个人组成向上的集体
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实现集体的积极向上,基础在于个人积极向上。如果个人抵制不断,只好将他赶下车。如果集体谋求大发展,末位淘汰也需要。) V+ n# T! ]- L) c6 E
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4.明确的奖罚措施. D& N# j5 Z  p. V

" Q. c; P( O- D/ h5 o- d  ?现代财务不需要大锅饭,所有人应该明白,成绩代表过去,老板只关注现在和未来。今天出错不能用昨日的成绩来抵顶。
) X: ^: J$ N% N8 C9 X* P. ]6 @
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- D3 ~. m" q2 z& Q
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[LV.10]笑傲江湖

 楼主| 发表于 2018-2-8 16:29:48 | 显示全部楼层
5.发挥个人的积极能动性
) h- ~. |4 |( l- D2 j" l( W
' Q" u+ Q4 Q8 O: l8 j9 W这个一是体现在良好的流程,能促进个人必须积极主动,无法消极。二是个人必须有上进心,期望更好的未来,不要得过且过。
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