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签到天数: 852 天

[LV.10]笑傲江湖

发表于 2018-2-8 16:29:42 | 显示全部楼层 |阅读模式

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一、优化流程
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1.先记帐、后付款(先单后款)
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# T4 p: b& y5 T4 A1 `1 j所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果,即在款项支付之前必须先填制好记账凭证;而不是按传统方法——付款后再做凭证。其好处有:
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a)账务与业务同步。打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况;且下游等待上游,督促上游环节加快步伐,使上游无法在将来处理业务,只能现在完成,这是对人性弱点的直接消除。
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b)提前发现异常。账务处理过程可以发现业务处理的不当之处。比如支付应账款,超付时多数财务软件均有红字提示。尽早发现,尽早处理,避免资金损失或搭上超多追讨时间。0 B; u6 `& R$ O, X: c
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c)互相监督。有上进心的出纳能发现记账凭证的错误。出纳登记的资金日记账可以及时与账务系统的资金日记账核对,将错误消除在初始阶段。
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d)零活运用。先单后付并不强求100%业务均如此,对于紧急异常业务适当零活。但账务处理时间不应超过第2日资金日报的报出时间。9 ]5 }5 m# z  F; S& y% ~
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e)做好衔接。出纳和会计要及时、多次互传凭证、单据,互相理解。
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( b0 P, I4 S! j6 yf)坚持应用。即使在月末结帐时,仍须先单后款,保证日清。
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多数企业资金收付业务占总凭证量的比例在50%左右,先单后款可以极大提高工作效率。
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2.分散工作
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将月末工作分散,提前到月初月中,不在月末突击、集中,最终会减少甚至不在月末加班。5 C9 h9 O  O1 X6 p. G# X3 R% K  c

9 d* I7 ^' R, x0 m1 }  na)趁热打铁。在本月报表出具后,立即填制下月报表的上期及期初数。
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/ J6 C* Y: B9 ~4 {% D3 ?& Hb)提前填制摊销、预提凭证。
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9 a9 U0 f- [  X# \1 w, f; c; H: _& X3.分割和整合
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将原来的整体工作分成小块,原来小块的工作整合在一起完成。4 O6 S/ M( d& a" O$ K
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a)小变大。综合考虑,设置固定的办理期间,减少因经办人外出而带来的不必要等待。如报销时间的规定。如果业务较少,就应每周集中一天报销,减少日常现金存量,避免安全问题。如果业务较多就应每日定时报销。
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b)大变小。把原来一月处理一次事宜,改成每周处理一次。比如出库单生成记账凭证,如果每周处理,月末只剩一周业务,业务量自然就小,即使出错,也容易查找原因。这样的改变,总体业务量可能增加,但可取之于减少月末工作量。. [5 [3 }; \, {
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4.倒推、挤压
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以出报表的时间,减去经压缩的财务处理时间(通过提高效率),倒规并规定业务部门提供财务核算基础资料的时间。
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1 j% l' k1 E' u应向其他部门普及财务工作是经营业务的归纳这个观点,否则一半以上的非财务人员会认为:财务只是算工资或发工资的。普及后就可以要求业务部门配合按时、准确的提供原始数据。3 R% \3 A/ ~: K! U" l- J
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5.合理规划
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合理规划财务部整体与个人工作,区分出不同的紧急、重要级别,自行安排。此处涉及时间四象限法的运用。补充如下:
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! p9 l3 L9 |9 V' ]时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:
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1)既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)
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2)重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)
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) g+ W: L+ |5 R( @7 J, V% T3)紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)
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+ y1 X6 {& C. w' v. t4)既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)
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处理顺序为:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。, Y0 t7 X5 h+ n6 M, {
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“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。5 i- Z6 Y8 G7 x' x" S1 ?3 A
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上述是传统的四象限法解法,下述是经修正及个人理解:
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1)四个象限是会转换的,“不紧急不重要”会变成“紧急而重要”,也就是千里长堤,溃于蚁穴的道理。就像到了飞机场发现没带身份证一样。及时、妥善处理小事情,会避免因小失大。* m6 O0 Q3 _$ j; z0 W8 q

" O3 d& G: o0 |6 a8 s2)对于领导人员,应将所有工作按上述标准划分为四象限,通过“授权”和“提前规划”这两个工具,将第一、第二、第三象限事项下分,自己只处理不紧急不重要的业务。* M# m7 w( h2 K# }, c+ [- G
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二、工作量整合
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1.消除浪费。
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浪费包括方方面面,成本费用增加是浪费,效率低下也是流费,只不过浪费的是时间。
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5 s  B$ d# f6 @+ }1)准确率与复核之间的辩证关系。
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复核不产生任何价值,如果前一环节就保证准确,根本不需复核。
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* C, U3 E7 k0 U" a2)全局观。: @* C, L4 |" a, l) _4 m- }7 R; ~
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自己出错会造成自己或下游环节使用几倍的时间来更正错误,甚至根本没有反悔的机会。. M; P4 f$ _5 Q- f3 t' J4 n

& V$ s  p0 L  E5 h自己的少量付出可以节约下游大块的时间,那么就该多做一些。如果自己的大量付出可以节约下游更大的节约,那么想考虑增加本岗业务,撤销或合并下一岗位。
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2.消除无关劳动。
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, \" l/ a  U8 N/ v8 m8 z3 A4 o多数财务人员总做非财务业务,如果只是低级重复性工作,那么拒绝好了。理由很简单,财务是专业工作,应想办法研究如何更专业,从财务角度创造更大效益。而不是将人人都能完成的工作拿在手里,影响财务进步,落后于经营发展。这是中国目前企业的通病,老板以实际行动来鄙视财务。; r+ A/ u. P( U5 r" m& z5 b

9 B1 ?* u% M: V  t3.主管以上岗位应消除低价值工作,培养下属完成。
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/ s7 }9 A4 `# h4 [$ l4 M如果一个人从事出纳业务10年,财务经理应该心理不安,因为这会导致其学不会其他技能,几乎断绝其职业后路。也说明,培养下属不到位。其实培养是针对下级,对同级甚至上级就叫传播,取星星之火可以燎原之意,不保守。这样,就可以把自己熟练掌握(可以相对称为低价值)的工作交予他人,保持自己领先。如果所有人都这样想,人人都是多能的,业务水平会整体提高。
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4.简化工作。
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定期梳理工作,去掉不必要的环节。
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1 x0 H3 ~9 L+ }* b+ s5 j三、精益求精
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1.合理化建议。
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不论大小,只要有改,就是进步。不积小流,无以成江河。采纳应奖,鼓励创新。1 ^  q2 C+ _: B
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2.自我完善,多学习、多请教。
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4 s8 D7 N+ _% j8 @从事财务这一行,注定学习伴终身。要多学多用,读书、请教、探讨都是途径。经营业务多是滚滚向前的车轮,如何保证财务与经营业务配套,甚至枕戈以待,是每个财务人员必须要未雨绸缪的。' L4 |! [) D4 n, v- }

1 [. z+ D% k/ s  Z3.利用外力。% g! O: x, S# e- ?- q& M) q
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不在于我们自我掌握多少,而是在于我们能利用他人实现多少。自己难以完成或难以独立完成的业务列出,请他人协助或请专家。建立良好的人际关系在此就有体现,如果没有他人愿意帮忙,那么我们会很辛苦。0 y# D* Z' p) i
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四、职业素养
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1.格式
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, f" l1 [# H) C2 f保证文档的格式美观、重点突出,一是自我素养的体现,也是提高他人查阅效率的利器。
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2.勾稽关系(内外、公式、全局)
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勾稽关系体现数据的准确性,表现在:
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1)报表内数据之间与报表外经营数据的对应。
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2)报表公式准确,尤其使用Excel时,很多错误都是因为未检查公式导致。* X- w" M& c) @
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3)全局考虑是一种数字的敏感性,比如生产单耗,年总产量、年销售总额等指标,本身就是一种客观限制。如果数据超过这种客观局限,财务人员公信力会大大降低。, Q1 q- I5 K# H" u6 H( V
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五、集体与个体7 ^4 ?3 J3 h" B$ m6 H8 Z
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- ~7 ^- A, C* m# v1 ^  Z% C4 e1.人性的弱点
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) d/ _7 \, O5 {多数人常常为自己的付出与收获不对等而感叹社会不公,这是可以的。但社会不会因为弱势群体的反映就会改变多少,因为社会就是阶级构成的,在一个家庭就争纷不止,何况庞大的国家。
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9 B. a3 x2 Q3 \5 T0 ?) W& f* D) C对于财务人员,往往干得最多、工资居中,又掌握一手工资数据,更容易心中不平。而财务部内控升迁调资,更是带来大家的不满。
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- \, V7 z" o; Y- E: C/ V) C对于心中的不平,变或实际的不平,冷静应对,是每个财务人员必须的心态。因为事情往往不因我们的喜好而改变,就像这句台词:0 D$ l3 J; h5 [3 H
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你见或者不见我,我就在那里,不悲不喜;
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( N. O+ q3 U1 \7 T! F( [你念或者不念我,情就在那里,不来不去;
3 C. w+ x, P7 f2 g6 G
9 a# U9 e2 W; s$ P% U5 n你爱或者不爱我,爱就在那里,不增不减;
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你跟或者不跟我,我的手就在你手里,不舍不弃;: c/ }! G+ n7 q5 g/ i$ w: H
6 {' W0 i2 o" E! C0 o% c/ B+ S
...
1 a1 `! H" R8 W5 R+ Y9 q" ?  j8 _  Z/ q) D
其实,每个人都有自己的优势,体现在方方面面。比如,口才好,计算机水平高、自己的亲戚是大官,很有钱。这都是资源,如何利用,是否能够利用,才是我们应该考虑的。发挥自己的特长,就会体现“尺有所长、寸有所短”的优势,何必自我卑贱。4 E0 E+ R1 d9 y" p! N4 E

  y$ u" H+ P7 n3 c- @& f2 J6 [每个财务人员如果都能平静分析自己的短长,摩擦就会减少,关系就会融洽,把有限的时间不用在窝里斗,效率就会提高。
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, [# i6 g, u# B2.集体的力量
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/ ?! L  w7 n0 c/ t" X; a4 W俗话说:男女搭配,干活不累。一男一女就是最基本的集体,体现的就是恰当的组合。如何把优势不同的人员组合分配,是集体产生1+1>2力量的前提。
0 {; m- f" Z7 x9 s* U
$ |3 i% L/ ^) G- p+ \: e- _3.个人组成向上的集体
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5 |- b( \% ^4 |6 V  S& p# J$ Z实现集体的积极向上,基础在于个人积极向上。如果个人抵制不断,只好将他赶下车。如果集体谋求大发展,末位淘汰也需要。: M7 F4 n7 [* M  L* _& P

7 d% J  l3 x  H: C  r4.明确的奖罚措施0 `; ?+ g6 r4 n. I/ @' |, @

6 O2 L. F1 x2 M  @! i现代财务不需要大锅饭,所有人应该明白,成绩代表过去,老板只关注现在和未来。今天出错不能用昨日的成绩来抵顶。
1 n$ T3 B$ k& K5 X5 K5 F/ F9 Z; H/ y. L# i  {

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[LV.10]笑傲江湖

 楼主| 发表于 2018-2-8 16:29:48 | 显示全部楼层
5.发挥个人的积极能动性
/ n. ]1 [! ~5 q0 e9 Q8 }" g
0 u" G' g4 }" ]  B6 v$ V6 s这个一是体现在良好的流程,能促进个人必须积极主动,无法消极。二是个人必须有上进心,期望更好的未来,不要得过且过。
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