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关于电子发票的小思考

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来源:徐风细语


       周末一人在南京考试,宾馆楼下有一家肯德基。在肯德基吃了一顿晚饭和一顿早饭,问服务员,可以开具发票么?服务员答,只有电子发票。
       电子发票虽推行已有不短的时间,却没有索要过。只见服务员在收银机上打出一张长纸条,告诉我只要凭这上面的操作流程即可获得电子发票。
       这张写着“发票提取码”的纸条,上面主要写着消费日期,餐厅编号、订单号,还有相关告知。除了发票开具的登陆网站及操作说明外,另有相关提醒:根据相关税法规定,电子发票的开具日期同网上申请电子发票的日期。也就是说,如果不是消费当天申请开票,则开票时间和消费时间不是同一天。根据操作提示,登陆网站,填写客户名称、纳税人识别号、邮箱地址、手机号码后,在邮箱里可以收到一张PDF文件。在邮件里同时注明了消费金额、消费商家的基本信息。
       这张PDF文件,内容与增值税普通发票基本无异,除了抬头为“增值税电子普通发票”外,发票代码、发票号码、开票日期、校验码、购买方信息、消费内容、销售方信息及发票专用章,均与普通发票没有什么区别。将其打印出来,可以作为报销的相关凭据。根据《国家税务总局关于进一步做好增值税电子普通发票推行工作的指导意见》(税总发[2017]31号),电子发票的法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。电子发票的推行,具有无纸化、易存储、开票快、低成本的优势。如果丢失了还可以重新打印,避免了无法报销的麻烦。随着社会的发展,将会得到更加广泛的运用。
       但是,问题来了。
       财务部门及部门主管对单位人员报销的发票必须进行审核,那么对于电子发票,可以重复打印,也可以进行复印,如何规避重复报销?
       开票日期与网上申请日期一致,那么审核时如何审核其报销业务的真实性?如果是出差时发生的消费,如何证明这笔消费业务发生在出差期间?既然电子发票上的消费金额是确定不能更改的,为什么不能将开票日期固定为消费日期呢?
       工作中,内控处处可见。目前电子发票主要在电商、电信、金融、快递、公用事业等有特殊需求的纳税人中推行。国税总局多次强调电子发票的法律效力、基本用途、基本使用规定与纸质发票相同,企业会面临着越来越多收到电子发票的情况。尤其是外勤人员或采购报销比较多的企业,必须要考虑如何防止电子发票多次入账的情况,避免税务管理上的风险。考虑了下,觉得可以作这样一些建议:
       1.采用手工台账进行管理
       在单位没有实现电子平台管理时,通过手工台账来进行检查。制定相应的报销制度,在制度中明确要求报销人员在申请开票时,所留邮箱为财务部邮箱,由财务部经办人员统一收取发票并打印,同时在台账上登记发票票号。在制度中并明确打印日期和报销时间。在指定时间内报销人员到财务部领取发票并粘贴报销凭证,同时在台账上登记已领取。报销时,财务人员可以通过EXCEL进行比对。
       2.采用电子平台进行管理
       如果能有相应的电子平台来检查比对,则会大大减少财务人员的工作量。对于一些财务软件开发商来说,可以考虑开发这类功能。
       3.对开票日期进行管理
       对于开票日期与消费日期不是同一天的问题,建议电子开票平台是否可以将开票日期定为消费日期,这样可以有助于部门主管或财务主管核查是否属于该期间发生的费用。
       一张小小的电子发票,引出了一些不成熟的思考。任何内控都需要成本。所以,是否需要对电子发票加强管理,取决于单位的规模、内控体系的建立、人员的基本素质。对于规模大,人员多的企业,是有必要加强管理的。

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